Niezależnie od dziedziny, w której powstaje projekt – czy jest to, np. branża IT, finanse, budownictwo, czy sfera marketingu; trzeba ustalić kolejność wykonywanych w nim działań i sprawić, by wszystkie przebiegały w odpowiedni sposób. Szczególnie jeśli do projektu zaangażowanych jest kilka zespołów, wykonujących niezależne od siebie prace. By w organizacji takiego przedsięwzięcia nie wkradł się chaos, potrzebna jest osoba, która przejmie nad nim kontrolę. To właśnie rola Project Managera, który dokłada wszelkich starań, aby doprowadzić projekt do końca w założonym na początku kształcie. W jaki sposób to robi i na czym dokładnie polega jego praca? 

Kim jest Project Manager i co należy do jego obowiązków?

Jak pokrótce wspomnieliśmy, Project Manager to osoba zarządzająca projektem. Robi to od początku aż do samego końca. Opracowuje plan projektu, wdraża go, następnie pilnuje, aby poszczególne etapy przebiegały zgodnie z założonymi wytycznymi. Na finiszu domyka projekt, dbając, by wszystkie jego założenia zostały zrealizowane. 

Project Manager zajmuje się więc wszystkimi organizacyjnymi aspektami przedsięwzięcia – tworzy ogólny zarys projektu, wytycza standardy i zasady, których mają przestrzegać wykonawcy. Opracowuje także konkretne cele do osiągnięcia i określa wymagania projektu. Następnie, przechodząc do realizacji działań, ustala terminy wykonywania poszczególnych etapów. Określa kroki niezbędne do osiągnięcia celów pośrednich. Kontaktuje się z wszystkimi osobami biorącymi udział w zadaniu lub z osobami odpowiedzialnymi za członków swojego teamu. Współpracuje z klientem, reprezentując na bieżąco jego potrzeby i oczekiwania. Jeśli projekt tego wymaga, kontaktuje się z firmami zewnętrznymi, np. z dostawcami lub kooperantami. Biorąc pod uwagę dostępny na realizację czas i budżet, odpowiada za wysoką jakość realizacji oraz za finalny kształt projektu. 

W zależności od charakteru danej branży i struktury firmy przyjęte przez Project Managera metodyki zarządzania mogą się różnić i być modyfikowane pod konkretny projekt. Jednak główne zadanie PM jest wszędzie takie samo – odpowiedzialność za efekt, a więc aktywność podczas wszystkich etapów i pilnowanie poziomu działań wykonywanych w projekcie.

Obowiązki Project Managera

Oprócz wymienionych konkretnych zadań Project Managera jego obowiązki można podzielić na trzy kategorie. Pierwsza odnosi się do zobowiązań względem zespołu projektowego. Druga do samego projektu. Z kolei trzecia do relacji z interesariuszami. Dlaczego ważny jest ten podział? Dzięki niemu w namacalny sposób można zrozumieć rolę PM-a w zadaniu, ponieważ okazuje się, że to on jest spoiwem, umożliwiającym powstanie i trzymanie w ryzach całego przedsięwzięcia. 

Obowiązki Project Managera wobec zespołu odnoszą się przede wszystkim do tego, że w pierwszej kolejności odpowiada on za jego budowę. Kompletuje więc zespół, który będzie pracował nad osiągnięciem wspólnego celu. Następnie oddelegowuje zadania poszczególnym działom lub osobom, tym samym budując ich odpowiedzialność za poszczególne etapy. Ustala priorytetowe zadania wraz z konkretnymi terminami ich realizacji. Nieustannie wspiera zespół i wyznacza kierunek działania. W przypadku pojawiania się problemów czy trudności pomaga je rozwiązać lub zapobiega im zawczasu. Przeprowadza również ocenę wydajności całego zespołu oraz jego efektów. Gdy jest to konieczne, wprowadza restrukturyzacje. 

Do obowiązków PM-a wobec samego projektu należy natomiast zarządzanie całym procesem, czyli cyklem życia projektu – uruchamia go więc i zamyka. Wytycza jego zakres, stawia właściwie dobrane cele biznesowe i określa potrzebny budżet. Bierze pod uwagę wszystkie zakresy projektu – od mniejszych etapów, po kluczowe realizacje. Definiuje wszystkie zadania, które są do wykonania. Mierzy postęp prac, monitorując przy tym najważniejsze parametry. Zarządza ryzykiem związanym z projektem, identyfikując i oceniając ewentualne zagrożenia. A także kieruje bieżącymi zmianami, analizując ich wpływ na przebieg wszystkich prac.

Zobowiązania PM-a względem interesariuszy, czyli klientów zainteresowanych efektem projektu, przede wszystkim skupiają się wokół utrzymywania relacji pomiędzy odbiorcą a wykonawcą. Project Manager dba o poprawną komunikację, by każda ze stron otrzymywała najważniejsze dla siebie informacje. Klient powinien być powiadamiany o przebiegu prac (otrzymywać stosowne raporty), a zespół projektowy o akceptacji lub ewentualnych nowych wnioskach zamawiającego. Kierownik projektu  przekazuje też klientowi wszystkie niezbędne sugestie specjalistów na temat projektu, rekomenduje pewne rozwiązania, wpływając na decyzję klienta – tak, aby był zadowolony z najlepiej dobranego dla siebie rozwiązania. Często zdarza się też, że buduje jego świadomość oraz wiedzę związaną z tematem projektu.

Można powiedzieć więc, że rola Project Managera jest bardzo złożona i interdyscyplinarna. Musi on znać się nie tylko na organizacyjnych aspektach projektu, ale także często zagłębiać się w techniczne tajniki, przekładać je na zrozumiały dla klienta język i dbać, by ten czuł się w pełni zaopiekowany. 

Project Manager w IT

Tablica z rozrysowanym planem

Mówi się, że branża IT rządzi się swoimi prawami. Jednak podobnie, jak w każdej innej – projekty IT posiadają cechy wspólne dla wszystkich – mają swój sprecyzowany cel, początek i koniec. Muszą więc spełnić dane wymagania w określonym czasie. 

Jednak projekty IT mają też swoją specyfikę, która wyróżnia je spośród innych branż. Największym wyzwaniem dla PM-a w tej dziedzinie jest przede wszystkim konieczność łączenia umiejętności miękkich z twardymi, które polegają na znajomości zagadnień technicznych. W przypadku takich przedsięwzięć osoba odpowiedzialna za kierowanie koniecznie powinna dobrze poznać produkt, cały proces powstawania oprogramowania, potrzebne do tego narzędzia oraz zagadnienia związane z inżynierią produktową. Tak, aby bez trudu zrozumieć specjalistów, a zdobytą wiedzę w klarowny sposób przekazać klientowi. 

Branża IT słynie z dynamicznego rozwoju. Podobnie dzieje się u niej w kwestii optymalizacji procesów biznesowych. Dziś większość firm informatycznych nie wyobraża sobie pracy bez koordynatora projektu. By jeszcze bardziej usystematyzować i zwiększyć efektywność pracy powstało kilka metod zarządzania projektami. Wśród nich można wyróżnić metodyki zwinne – Agile, Scrum, Kanban, Scrumban, Lean Software Development (LSD), kaskadowe typu Waterfall, hybrydowe (Waterfall i Agile), klasyczne, np. zarządzanie projektami łańcucha krytycznego (CCPM), metodę ścieżki krytycznej (CPM), czy PRINCE2. Od profesjonalnego Project Managera oczekuje się, że będzie znał poszczególne metodyki i potrafił wdrożyć je w objętym projekcie. Ponadto często wymagana jest także umiejętność korzystania z programów do zarządzania projektami, np. z IC Project, Jira, Basecamp, Asana, Trello lub innych. 
 

Jakie kompetencje powinien mieć Project Manager?

Z racji na szeroki zakres obowiązków PM powinien cechować się zarówno kompetencjami biznesowymi, jak i umiejętnościami technicznymi oraz interpersonalnymi. Osoba na tym stanowisku, szczególnie w branży IT, musi więc wykazywać się znajomością zasad zarządzania – od ogólnych po bardziej szczegółowe metodyki. Dobrze orientować się w branży, w której ma się obracać. Zagadnienia związane z produktami nie mogą stanowić dla niej tajemnic i musi wykazywać aktywną chęć ciągłego rozwijania oraz aktualizowania wiedzy. Powinna posiadać też zdolności analityczne i umiejętność wyciągania wniosków.

Od strony behawioralnej, PM musi doskonale radzić sobie w zarządzaniu ludźmi. Wiedzieć, jak motywować zespół, by dawał z siebie wszystko, jak formułować asertywne komunikaty oraz jak udzielać feedbacku. Konieczna jest otwartość w kontaktach z innymi i umiejętność jasnego formułowania myśli. Mile widzianą zdolnością jest łatwość rozwiązywania konfliktów, dyplomacja i spostrzegawczość, by w porę wychwycić ewentualne problemy, mogące opóźnić sprawną realizację zadań.

Project Manager powinien też być odważny i nie bać się nowych wyzwań. Wymagana jest samodzielność oraz umiejętność sprawnego zarządzania czasem swoim i pozostałych twórców projektu. Pożądana jest kreatywność, ponieważ pozwala ona na nieszablonowe podejście oraz ułatwia wykonywanie wszystkich zadań, gdyż dla takich osób nie ma problemów nie do rozwiązania!

Praca Project Managera nie zawsze jest łatwa. Jednak z pewnością nie można liczyć na jej powtarzalność. Dlaczego? Każdy projekt jest inny i nawet jeśli korzysta się z tej samej metodyki jego prowadzenia wraz z tymi samymi współwykonawcami, dotyczy on innego produktu, co już samo w sobie zapewnia jego wyjątkowość.