Decyzja o otwarciu sklepu online podjęta. Plan działań na najbliższy okres sporządzony. W takim razie czas na wybór agencji e-commerce, która zajmie się stworzeniem Twojej platformy zakupowej. To wbrew pozorom wcale nie takie proste zadanie. Firm oferujących usługi stawiania i obsługi platform na rynku jest coraz więcej. Jak spośród nich wyłonić tę, która najlepiej będzie spełniać Twoje oczekiwania? Wszystko zależy od kilku czynników. Przede wszystkim od Twojej strategii, sprecyzowania planów, stylu pracy Twojego biznesu oraz od budżetu. Znając odpowiednie wyznaczniki, będzie Ci łatwiej podjąć trafną decyzję. Zobacz, na co warto zwrócić uwagę przed podjęciem współpracy z e-commerce software house. 

 

Agencja e-commerce

 

Czym kierować się przy wybraniu agencji e-commerce?

Decyzja o wyborze agencji e-commerce nie może zapaść pochopnie. Pamiętaj, że tworzą ją osoby, z którymi chcesz podjąć długotrwałą współpracę. Warto więc najpierw zobaczyć, z kim ma się do czynienia i czy cała agencja zna się na Twojej branży.

 

Zanim przejdziesz do rozmów, wybierz kilka agencji, z którymi chcesz się skontaktować. Mogą to być trzy lub cztery firmy. Spotkaj się z nimi osobiście. Przedstaw swoje oczekiwania i założenia odnośnie przyszłej platformy e-commerce oraz całej Twojej działalności. Dzięki takim spotkaniom dowiesz się, z kim rozmawia Ci się najlepiej, kto zna się na Twoim biznesie, ma na jego temat merytoryczną wiedzę i komu rzeczywiście zależy na Twoim sukcesie, a nie jedynie na zarobieniu kolejnych pieniędzy. To bardzo istotna kwestia, ponieważ jeśli podejmiesz współpracę z osobami, którym nie będzie zależeć na Twoich realnych korzyściach, projekt bardzo szybko zakończy się niepowodzeniem. Co więcej, dzięki rozmowie jesteś w stanie realnie ocenić, czy dana agencja rzeczywiście zna się na Twojej branży. Merytoryczna dyskusja umożliwi Ci wyłapanie sprytnego handlowca i wyłonienie specjalisty. 

 

Zwróć uwagę na pracowników agencji

Sprawdź, kto pracuje w wybranej przez Ciebie agencji i jakim portfolio może się pochwalić. Być może już dzięki występnemu reaserchowi uda Ci się wyłonić softwarehouse, które specjalizuje się akurat w Twojej branży. Ważni są wszyscy pracownicy, ponieważ to właśnie oni będą odpowiadali za prowadzenie Twojego projektu. Zobacz więc, czy firma posiada Project Managerów. To bardzo kluczowe osoby, które będą pracować z Tobą bezpośrednio. Jeśli w firmie nie ma osób kierujących projektem lub robią to w nieodpowiedni sposób, szybko mogą pogrzebać Twój projekt. Opóźniać pracę i nie trzymać się harmonogramu działań. Dlatego ważne jest, aby tego typu stanowiska obejmowały osoby energiczne i mocno zaangażowane w działanie.  

 

Niezwykle ważni są również programiści, którzy będą tworzyć od podstaw Twoją platformę e-commerce. Doświadczenie i precyzja są bardzo ważnymi cechami, które powinni posiadać. Zapewne nie jesteś w stanie do końca tego zweryfikować. Bądź jednak czujny. Poszukaj opinii, popytaj wśród znajomych z branży. Spróbuj znaleźć potwierdzenie kompetencji programistów odpowiedzialnych za Twój projekt. 

 

Tuż po programistach bardzo istotni są testerzy. To oni jako pierwsi będą mieli do czynienia z Twoim projektem. Ważne jest przecież, by przed oddaniem platformy w ręce klienta, została dobrze sprawdzona pod kątem jej działania. Robi się to po to, aby zapobiec wystąpieniu ewentualnych błędów. 

 

Pośród pracowników ważni są również graficy i UX Designerzy. To oni nadadzą ostateczny kształt Twojej platformie e-commerce. Dzięki swojej wiedzy będą potrafili ocenić, jaki szablon spodoba się Twoim klientom i który z nich pasuje do Twojej działalności. Stworzą intuicyjną nawigację na stronie, by z łatwością można się na niej poruszać. Będą więc potrafili zaprojektować sklep tak, aby był nowoczesny, estetyczny, przyjazny dla użytkownika i zachęcający do robienia w nim zakupów. 

 

Kto jeszcze jest ważny w agencji e-commerce? To analitycy biznesowi, zwani też czasem architektami biznesowymi. Dzięki ich zdolnościom analitycznym i umiejętnościom planowania przedsięwzięć znajdziesz się w dobrych rękach. To oni zaplanują wdrożenie i integrację biznesową. Ocenią zagrożenia i ryzyka, które mogą pojawić się w trakcie wprowadzania poszczególnych zmian. A w razie trudności szybko znajdą rozwiązanie problemu. 

 

Jak przygotować się na spotkanie z agencją e-commerce?

Przed udaniem się na spotkanie z pracownikami agencji e-commerce, przygotuj istotne dokumenty, którymi poprzesz swój projekt. Sporządź specyfikację techniczno-funkcjonalną swojego przedsięwzięcia i poproś o jego wycenę. Projekt musi być bardzo szczegółowo rozpisany, tak aby nie pozostawiał żądnych wątpliwości i był zrozumiały dla obu stron. Niekiedy zdarza się, że tego typu specyfikacje techniczne mają nawet po kilkadziesiąt stron. 

 

Na podstawie takiego dokumentu agencja e-commerce przygotuje dla Ciebie wycenę projektu z uwzględnieniem ponoszonych kosztów. Powinny być w niej ujęte wszystkie możliwe obciążenia. W tym związane z rodzajem oprogramowania, na który powstanie sklep (np. Magento). Funkcje, które będzie posiadać. Wszystkie konieczne integracje z innymi systemami (np. ERP, WMS). Rodzaje płatności i  kurierzy, z którymi będziesz współpracować. Wdrożenie strategii omnichannel i wszystkich innych możliwości, które mogą być dostępne na platformie e-commerce. 

 

Jak rozliczać się z agencją e-commerce?

Zanim przystąpisz do podpisania umowy współpracy z agencją e-commerce, zastanów się, w jaki sposób chcesz się z nią rozliczać. To ważny element, który należy ustalić na samym początku przedsięwzięcia. Możesz wybrać spośród dwóch proponowanych modeli rozliczeń.

 

Pierwszy z nich opiera się na cenie stałej (ang. Fixed Price). Z góry określa, jaką kwotę musisz zapłacić za wdrożenie całego projektu, czyli w Twoim przypadku, uruchomienie platformy sprzedażowej. Koszt ustalany jest na podstawie wcześniej przygotowanej specyfikacji techniczno-funkcjonalnej, stawianych przez Ciebie wymagań biznesowych oraz na podstawie harmonogramu zaplanowanych prac. 

 

Jeśli Twój projekt wymaga dużego zaangażowania i wprowadzania potencjalnych zmian oraz aktualizacji tego typu model rozliczeń nie jest najlepszym rozwiązaniem. Softwarehouse wyceni go drożej, zostawiając sobie pole manewru i biorąc pod uwagę ryzyko trudności prac. Może okazać się to działaniem na wyrost. Wtedy może okazać się, że wdrożenie platformy kosztowało Cię więcej, niż w rzeczywistości powinno. Aby z góry oszacować koszt projektu, należy sporządzić specyfikację określającą jego wymagania – założenia, które chcesz osiągnąć. Niestety, jeśli w trakcie pojawią się jakieś zmiany lub nowe funkcjonalności, będziesz musiał dodatkowo za nie zapłacić. 

 

Drugim możliwym modelem rozliczeń do wybrania jest sposób oparty o czas i materiały (ang. Time !$#amp#$! Material). Zgodnie z jego założeniami płaci się jedynie za rzeczywiście wykonaną pracę. Pracownicy agencji pokazują Ci poszczególne etapy realizacji projektu. Dzięki temu możesz zweryfikować postępy prac i wdrożyć ewentualne zmiany lub usprawnienia, jeśli coś nie spełnia Twoich oczekiwań. Takie rozwiązanie sprawia, że jeśli zechcesz wprowadzić zmiany w swoim pierwotnym projekcie, nie poniesiesz z tego powodu dodatkowych kosztów. 

Okazuje się także, że w modelu Time !$#amp#$! Material działania przebiegają szybciej. Wykonawcy nie muszą wzorować się na ściśle określonych założeniach i specyfikacjach, których Ty nie musisz przyrządzać. Decydując się jednak na taki model, jeśli nie będziesz robić tego samodzielnie, pośród swoich pracowników musisz mieć zaufaną osobę, która będzie doglądać pracy agencji. Musi mieć ona wiedzę na temat działania platformy, aby móc sprawdzić efekty każdego etapu realizacji. 

Umowa wdrożeniowa z agencją e-commerce

Kiedy już zdecydujesz się na wybraną agencję, musisz podpisać z nią odpowiednią umowę wdrożeniową. Jest to niezwykle ważny dokument, który zabezpieczy Cię w kwestii oddania projektu i nakładania kar umownych za niewywiązywanie się z obowiązków. Dzięki takiej umowie dokładnie określisz założenia biznesowe, które umieścisz w specyfikacji całego projektu. A sporządzony harmonogram działań będzie jej załącznikiem. 

 

Kary umowne są ważnym punktem w porozumieniu pomiędzy dwiema stronami. Jest to zabezpieczenie zarówno dla zleceniodawcy, jak i wykonawcy projektu. W przypadku niedotrzymania terminów wdrożenia wynikających z winy agencji – sprawa jest prosta. Jest to też jedna mobilizacja dla zleceniodawcy, który powinien w terminie dostarczać materiały niezbędne pracownikom agencji do wykonania projektu. 

 

Wspomniana wcześniej specyfikacja funkcjonalno-techniczna wchodzi właśnie w skład umowy wdrożeniowej. Uwzględnia się w niej wszystkie elementy funkcjonalne i techniczne, czyli frontendowe i backendowe. Im dokładniej będą opisane pod względem biznesowym i procesu działania, tym lepiej dla obu stron umowy. 

 

Wycena, podobnie jak szczegółowy harmonogram działań zawierający poszczególne etapy prac i ostateczny termin wdrożenia, powinny stanowić osobne załączniki do umowy. Kosztorys musi uwzględnić wszystkie integracje i funkcje nowej platformy.

 

Umowa utrzymaniowa z agencją e-commerce 

Umowa utrzymaniowa, którą powinieneś podpisać z agencją e-commerce, zaczyna obowiązywać po wdrożeniu platformy, czyli od momentu uruchomienia sklepu. Przede wszystkim chroni Cię ona przed sytuacjami awaryjnymi, które zawsze mogą wystąpić. Jeśli np. coś strona nie będzie szybko działała, pojawią się problemy w pracy serwera oraz inne problemy, które utrudnią lub uniemożliwią jej działanie, musisz mieć zabezpieczenie. Co warto uwzględnić w takiej umowie?

 

Service Level Agreement

SLA (Service Level Agreement) oznacza poziom dostępności i poprawności działania platformy e-comerce. Istotne jest, aby Twoje SLA było na najwyższym poziomie (najlepiej 99,9%). Niestety trudno odnaleźć agencję, która przystaje na takie wartości. Najczęściej firmy oferują SLA na poziomie 95%. Co to dla Ciebie oznacza? To, że w trakcie miesiąca Twoja platforma może być niedostępna nawet 3 godzin. Jeśli masz duże obroty, tak długi czas niedziałania platformy może wiązać się ze sporymi stratami. Z tego powodu, warto więc zwrócić uwagę na SLA przed podpisaniem umowy. 

 

Warto też na wstępie ustalić kary za przekroczenie SLA, czyli niedozwoloną przerwę w działaniu platformy. Jeśli zdecydujesz się na pewien poziom, a okaże się, że ze strony agencji umowa nie jest dotrzymywana i klienci mają problem z dokonaniem u Ciebie zakupów, agencja może wypłacić Ci rekompensatę. Pamiętaj, że dostępność Twojej platformy powinna być stale monitorowana przez odpowiednie narzędzia, by SLA nie budziło niczyich wątpliwości. 

 

Naprawianie nieprawidłowości platformy

Istotne jest, aby dokładnie określić czasy reakcji obejścia i naprawy. Warto też mocno negocjować ich stawki, aby uzyskać najkorzystniejsze dla siebie rozwiązania. Wszystkie wymienione parametry można podzielić wg ważności rodzajów błędów, które mogą w nich wystąpić – błędy krytyczne, błędy średnie oraz błędy mało istotne.

 

Czas rekcji określa moment, w którym agencja podejmie czynności administracyjne i programistyczne, aby naprawić błąd, który pojawił się w działaniu platformy. Często tego typu reakcja jest szybka (czas jest niski), ale musisz pamiętać, że to nie oznacza, że usterka szybko zostanie usunięta. Jest to jedynie moment jej zauważenia i odnotowania. Jest on jedna istotny w przypadku dużych błędów, które w znaczny sposób wpływają na ponoszone przez Twoją platformę straty finansowe. 

 

Czas obejścia moment przywrócenia działania uszkodzonej funkcji platformy e-commerce. Liczy się go od momentu podjęcia działań przywracających prawidłowe działanie systemu. Nie oznacza to jednak naprawy uszkodzonej funkcji, a jedynie obejście problemu tak, aby platforma dalej funkcjonowała. Dotyczy to sytuacji, w  których wiadomo, która funkcja nie działa, jednak diagnoza przyczyny niedziałania może zająć nawet kilka godzin, wiążących się z Twoją stratą finansową.

 

Ostatnim ważnym elementem w tej części umowy jest określenie czasu naprawy. Jest to czas, w którym firma deklaruje się całkowicie rozwiązać problem i naprawić zaistniały błąd. Tak, aby w pełni przywrócić funkcjonalność platformy. 

 

Kopie bezpieczeństwa

Niemniej ważną kwestią są również kopie bezpieczeństwa. W umowie utrzymaniowej z agencją e-commerce powinieneś dokładnie określić, z jaką częstotliwością mają być tworzone. Zaleca się, aby to robić przynajmniej raz dziennie. Jeśli chcesz zminimalizować potencjalne straty, pamiętaj, aby w punkcie umowy dotyczącym kopii bezpieczeństwa umieścić

 

 Recovery Point Objective (RPO) – jest to wskaźnik określający jak często kopia zapasowa ma być wykonywana

 

Recovery Time Objectice (RTO) – to dopuszczalny czas, w którym ma zostać przywrócony system, czyli ile może trwać jego odtwarzanie. 

 

 

Jak widzisz czynników, które należy wziąć pod uwagę przed wybraniem agencji e-commerce, jest wiele. Warto uwzględnić je wszystkie, by mieć poczucie dokonania dobrego wyboru. Oprócz kompetencji agencji pamiętaj, że ważne jest również Twoje podejście. Ponieważ podczas każdego rodzaju współpracy niezwykle ważna jest komunikacja. To właśnie sygnalizowanie swoich potrzeb, uwag i umiejętność omawiania ważnych kwestii jest podstawą udanej współpracy. Pamiętaj więc, że specjaliści, tworząc Twoją platformę, również od Ciebie wymagają zaangażowania w projekt. W końcu to Ty jesteś najlepszym specjalistą od swojego biznesu!