Polskie firmy podążają za trendami Unii Europejskiej w kwestii transformacji cyfrowej. Jednak aby uzyskać poziom innych gospodarek, wciąż mają wiele do zrobienia. Systemy wspomagające transformacje przynoszą ogromne zyski. Jednak biorąc pod uwagę korzystanie z technologii teleinformatycznych wciąż pozostajemy w tyle za europejskimi liderami. Obawa przed kosztownością tego przedsięwzięcia jest uzasadniona, ale wydatki można minimalizować, korzystając z określonych wzorców postępowania.

 

Wymogi rynkowe

Dla wielu firm transformacja cyfrowa jest przymusem. Oznacza być albo nie być na rynku pełnym rywali, którzy nie będą zwlekać z rozbudową swoich usług. Trzeba jednak pamiętać, że proces ten zajmie część budżetu, czy tego chcemy czy nie. Liczenie na to, że będzie inaczej to podejście nierealistyczne. Bez odpowiednich środków transformacja może zakończyć się porażką, a wizerunek firmy z pewnością na tym ucierpi.

  

Odpowiednie przemyślenie sytuacji i dokładne planowanie to właściwie uniwersalna porada do wszelkich zmian dokonywanych w systemie przedsiębiorstwa. Podobnie jak sama transformacja, budżetowanie potrzebuje równie kompetentnego podejścia. Na szczęście istnieją wypróbowane sposoby, które ułatwią kolekcjonowanie i rozporządzanie budżetem.

 

Odpowiednie zarządzanie

Transformacja cyfrowa to nie jest tani proces. Dla przykładu, korporacje amerykańskie wprowadzając aplikacje usprawniające robienie zakupów na poziomie federalnym, wydają setki milionów dolarów. Home Depot, odpowiednik polskich sklepów budowlanych, za zbudowanie usługi zamawiania produktów przez smartfon i odbierania ich w sklepie planowali wydać 300 milionów dolarów. W efekcie wydali 1,5 miliarda dolarów ze względu na dodatkowe innowacje, które szły w parze w aplikacją. Taka liczba nikogo nie dziwi, ponieważ Wal-Mart, amerykański monopolista na rynku tanich supermarketów, wydał podobną kwotę na pełną transformację cyfrową. 

 

Oczywiście są to liczby, które nie przypominają nawet w najśmielszych wyobrażeniach budżetu polskich przedsiębiorstw. Jednak podejście do planowania pozostaje takie samo. Pogodzenie się z prawdą, że odpowiednie kierownictwo takiej operacji to klucz, jest pierwszym krokiem w kierunku sukcesu. Inicjatywa kierownicza i dedykacja może być powodem udanej transformacji. Jednak nawet najlepsi specjaliści bez odpowiedniego budżetu nie zagwarantują sukcesu. Bez niego transformacja cyfrowa zmieni się w pusty marketing.

 

Określenie kontekstu dla transformacji cyfrowej w formie planu

Każda innowacja powinna mieć swoje uwarunkowania i dążyć w konkretnym kierunku. Trzeba zadać sobie pytanie co skłania konkretną firmę  kierunku transformacji cyfrowej. Czy jest to rosnący cień konkurencji, których technologie wyprzedziły nas poziomem zaawansowania? A może nadarzyła się okazja, aby zdobyć piedestał rynkowy i odmienić losy firmy na lata w przyszłości tylko dzięki innowacjom technologicznym? Podobnie należy planować budżet. Powinien on skupić się na konkretnych, pojedynczych celach, które firma musi osiągnąć, aby ustawić się na czele, przed swoją konkurencją, lub które zapewnią utrzymanie pozycji wypracowanej w innych sektorach. 

 

Każdy punkt planu musi być odpowiedzią na potrzebę lub okazją do wykorzystania. Automatyzacja wymagać będzie przeprowadzenie serii procesów. Każdy punkt powinien posiadać swoją osobną wycenę oraz kwotę graniczną. Dzięki rozdzieleniu pełnego budżetu na fragmenty ujawnią się szczegóły, które pomogą lepiej zaplanować całą operację z perspektywy finansowej. 

 

Planowanie budżetu z elastycznym zapasem

Operacja transformacji cyfrowej posiada wiele zmiennych i tak samo dużo ślepych zakrętów. Nie przekonasz się o ich istnieniu, dopóki do niego nie dotrzesz. W planowaniu budżetu trzeba wziąć pod uwagę nie tylko czynnik przecierania szlaków, ale również nieprzewidywalnych przeszkód. Większość firm, z Home Depot jako przykład, będzie rozszerzało inicjatywę implementacji kolejnych systemów cyfrowych w trakcie transformacji. Dlatego budżet należy planować z pewnym zapasem i w sposób elastyczny.

 

Transformacja cyfrowa z pewnością przeciągnie się w czasie. Budżet musi być stale dostosowywany, w krótkich okresach, aby zapewnić sprawne przeprowadzanie operacji. W trakcie dokładania kolejnych inicjatyw nie można jednak zapomnieć jaki był cel pierwszorzędny. Na pewnym etapie niektóre działy otrzymają nowe plany budżetowe, zgodnie z efektami ich pracy oraz ogólnego przebiegu w firmie.

 

Branie pod uwagę efektów dotychczasowych

Wraz z kolejnymi etapami transformacji jasne staną się efekty działań dotychczasowych. Zamiast skupiać się jedynie na wydatkach, które nadchodzą, należy również w planowaniu budżetu wziąć pod uwagę jakie oszczędności przyniosły osiągnięte efekty pracy. Optymalizowanie budżetu na bieżąco nie tylko daje poczucie bezpieczeństwa ze względu na trzymanie ręki na pulsie, ale również możliwość rozszerzenia ilości inicjatyw technologicznych w trakcie transformacji. Jeśli cała operacja zaplanowana została w etapach, zgodnie z powyższymi wskazówkami, to możliwość elastycznego dopasowania w trakcie jest jeszcze większa.

 

 

Transformacji cyfrowej i inicjatyw technologicznych idących w parze nie należy traktować jako przykrego obowiązku, a bardziej jako wiele okazji do poprawienia swoich usług i działania wewnętrznego firmy. Odpowiedni budżet pozwoli nie tylko przejść przez całą operację obronną ręką, ale również znajdzie dodatkowe możliwości zarobku przez nieprzewidziane wcześniej okoliczności.