Zacznijmy od tego, na czym polega proces biznesowy. To uporządkowany ciąg czynności, które służą zaspokojeniu potrzeb klienta procesu, czyli jego odbiorcy. Do realizacji wszystkiego rodzaju procesów są potrzebne odpowiednie zasoby. Aby mówić o pełnym procesie, warto również wyszczególnić pojęcia, które pomagają w obrazowaniu całego zjawiska. Należy do nich mapa procesu, czyli sposób pokazania zależności pomiędzy procesami lub jego elementami. Dzięki niej możemy badać sprawność samego procesu. Istotne jest także pojęcie modelu biznesu, który służy do zobrazowania funkcjonowania procesu. Z kolei prototyp jest już pełnym, sparametryzowanym modelem procesów, który może posłużyć do przeprowadzenia symulacji oraz do wykonania narzędzi wspierających realizację. 

 

BPMN – definicja pojęcia

Dzięki powyższym aspektom pojęciom możemy przejść do kluczowego zagadnienia, czyli BPMN. Angielskim rozwinięciem skrótu jest Business Process Model and Notation, czyli podstawowa notacja dla opisów procesów biznesowych, która jest stabilną notacją graficzną. Została opracowana przez BPMI (obecnie BPI DTF komitet w OMG) w 2004 roku. Jej aktualną wersją jest 2.0.2 – 01.2014, która służy do opisu kroków, zdarzeń i logiki realizacji procesu biznesowego. Zaprojektowana jest tak, aby umożliwić odzwierciedlenie, przepływ procesu, komunikację pomiędzy różnymi uczestnikami procesu i przekazywanie istotnych danych. Dzięki jednoznaczności modeli BPMN można przeprowadzić symulację w sytuacji, gdy narzędzie potrafi ją wykonać. 

 

Czego oczekujemy od notacji służącej modelowaniu procesów biznesowych? Przede wszystkim musi być zrozumiała dla odbiorcy biznesowego. Nie może też ograniczać modelującego. Powinna pozwalać na przekazanie wystarczającej ilości informacji i w precyzyjny sposób zdefiniować logikę wpływów. Musi być również zrozumiała dla dostawców oraz dla partnerów, z którymi należy omawiać współpracę. Podsumowując, notacja powinna być zgodna z założonymi standardami. 

 

Jakie są cele notacji BPMN?

Notacja BPMN to precyzyjny i powszechny standard do modelowania procesów biznesowych, opisany normą ISO/EIC 19510:2013. Mimo że nie jest związana z żadnym z producentów, jest rozwijana przez organizację OMG – Object Management Group. 

 

BPMN umożliwia biznesowi zdefiniowanie oraz zrozumienie wewnętrznych i zewnętrznych procedur dzięki  diagramowi procesów biznesowych, który pomaga firmie komunikować się w oparciu o przyjęte standardy. Jednym z głównych celów notacji BMPN jest dostarczenie elementów graficznych, m.in. ikon i kształtów, dzięki którym będzie można przedstawić procesy biznesowe w organizacji tak, aby stały się zrozumiałe dla różnych odbiorców, np. menagerów, programistów, czy analityków biznesowych. 

 

Co jeszcze uzyskuje się, dzięki postawieniu na BPMN? Możliwość zminimalizowania ograniczeń technicznych nakładanych na użytkownika biznesowego, który modeluje procesy. Pomaga także w zbudowaniu pomostu łączącego projekt procesu biznesowego z fazą jego implementacji. Oznacza to, że podczas projektu procesu uwzględnia się informacje o komponentach mających wpływ na jego realizację. Jak już wspomnieliśmy, BPMN ułatwia także stworzenie standardu akceptowanego przez całą społeczność biznesową. Pomaga wspierać pojęcia, które służą modelowaniu procesów biznesowych oraz umożliwia modelowanie naprawdę bardzo skomplikowanych procesów. Należy jednak pamiętać, że aby spełnić założone cele notacja BPMN dla procesów biznesowych musi być jednoznaczna oraz spójna. To ważne, ponieważ istnieje także możliwość mapowania z elementów notacji BPMN na instancje poziomu wykonania.

 

Co charakteryzuje BPMN?

Niezwykle ważnym elementem notacji BPMN jest możliwość zapisu modelu w formacie XML, który jest przystępny w odczycie. Dlatego też standardowym opisem w notacji jest BPMN XML znany również jako BPMN DI. Czym się charakteryzuje? Przede wszystkim zawiera komplet informacji o procesie – także tych, które nie są widoczne na diagramie. Uwzględnia także dane i inne parametry. Dostępną alternatywą dla BPMN DI jest XPDL 2.2. 

 

Jakie procesy wyróżnia się w notacji BPMN?

Notacje BPMN należy traktować jako proces, składający się z szeregu czynności i decyzji koniecznych do zrealizowania danego zadania. Powinno rozumieć się to jako rozłożenie zadania na części składowe, np. w przypadku chęci zeskanowania dokumentu, najpierw trzeba włączyć urządzenie skanujące. Następnie włożyć dokument do skanera i zeskanować go używając odpowiedniego programu. Gdy skan jest gotowy, wyjmujemy go z urządzenia, które następnie wyłączamy. To wszystkie czynności składające się na wykonanie tego zadania.  

 

Podobnie notacja BPMN opisuje kilka rodzajów procesów. Zacznijmy więc od procesów prywatnych

 

Procesy prywatne

Są to wewnętrzne procesy specyficzne dla danej firmy. Określa się je, używając pojęcia „workflow”. Pokazują logikę przebiegu procesu. Każdy proces prywatny powinien być reprezentowany w ramach jednego basenu. Obecne w nim elementy nie powinny przekraczać jego granic. Wyjątkiem są jedynie komunikaty (przepływ wiadomości), które pomagają w reprezentowaniu interakcji mających miejsce pomiędzy oddzielnymi, prywatnymi procesami biznesowymi. 

 

Prostym przykładem procesu prywatnego jest na przykład sytuacja, w której do firmy wpływa korespondencja od klienta. Otwierasz maila i odczytujesz ją. Następnie przygotowujesz odpowiedź i wysyłasz ją do klienta. To cztery czynności, które dzieją się w obrębie jednego basenu Twojej firmy. 

 

Warto podkreślić, że procesy prywatne dzielą się na dwa rodzaje:

  1. Wykonywalne – są modelowane w celu przeprowadzenia prezentacji sposobu ich wykonania.

  2. Niewykonywalne – są modelowane dla celów dokumentacyjnych. Nie zawiera się w nich informacji, np. potrzebnych do wykonania procesu. 

 

Procesy publiczne 

Ich zadaniem jest reprezentowanie interakcji zachodzących pomiędzy procesem prywatnym a innym procesem lub uczestnikiem. W procesie publicznym uwzględnione są więc jedynie te zadania, które są niezbędne do komunikowania się z innym procesem lub innymi uczestnikami procesu. Na diagramie pokazane są jedynie te aktywności, które służą komunikacji na zewnątrz procesu prywatnego i kontroli przepływu. Celem modelu publicznego procesu biznesowego jest więc udostępnienie ograniczonych informacji dla danego procesu. Oznacza to, że jest to prezentacja tylko stycznych punktów procesu z podmiotami zewnętrznymi. 

 

Jako przykład można podać więc sytuację, w której do firmy wpływa wiadomość od klienta, a następnie wysyła mu się odpowiedź. W takiej sytuacji można wyszczególnić dwa baseny – dział obsługi klienta w Twojej firmie oraz Twojego klienta. W opozycji do tego stoi proces prywatny, w którym prezentowane są jedynie zadania w samym dziale obsługi klienta, służące wymianie komunikatów. Pozostałe zadania są pominięte. Z koeli w przypadku procesu publicznego istotny jest przepływ komunikatów pomiędzy klientem a działem obsługi klienta. 

 

Podsumowując, model publicznego procesu reprezentuje więc interakcje pomiędzy wewnętrznym procesem biznesowym a innymi uczestnikami spoza tego procesu. 

 

Inne procesy – kooperacja i choreografia

W modelu współpracy/kolaboracji (collaboration) może być zawarta większa ilość basenów – od dwóch w górę. Uwzględniają one procesy oraz interakcje pomiędzy nimi samymi. Pokazują interakcję pomiędzy procesami dwu lub większej liczby uczestników. Co więcej, interakcja jest pokazywana jako sekwencja aktywności, która pokazuje wymianę komunikatów między uczestnikami. Mogę one być zaprezentowane jako dwa lub więcej procesów publicznych, komunikujących się ze sobą. 

 

Z kolei choreografia opisuje interakcje zachodzące pomiędzy uczestnikami danego procesu. Nie uwzględnia jednak czynności wykonywanych przez poszczególnych uczestników procesu. Należy jednak podkreślić, że w choreografii muszą być zaprezentowani co najmniej dwaj członkowie procesu. 

 

BPMN a UML

W pracy programistycznej niechętnie wykorzystuje się modele procesów do wizualizacji procesów, podlegających automatyzacji. Co więcej, programiści często dochodzą do wniosku, że jeśli z czegoś mają korzystać, to najlepiej z Activity Diagram w UML. Natomiast sfera biznesu niechętnie wykorzystuje notacje UML. Ze względu na to, że obie notacje mają różne podejście do określenia tego, co jest procesem biznesowym, oba diagramy opisują zupełnie różną rzeczywistość. Jakie są pomiędzy nimi różnice?

 

UML to notacja, która służy zorientowanemu modelowaniu aplikacji. Z kolei BPMN wykorzystuje się do procesowo zorientowanego modelu systemów. Dzieje się tak dlatego, że notacja BPMN koncentruje się na procesach biznesowych i ich wsparciu przez systemy informatyczne, natomiast UML skupia się na projektowaniu oprogramowania. Śmiało można jednak powiedzieć, że obie notacje są względem siebie komplementarne, ponieważ ukazują różne punkty widzenia na modelowanie systemów i z potencjału obu czasem warto skorzystać. Istnieje jednak pomiędzy nimi także powiązanie. Łączy je to, że obie są zgodne co do idei, że nie wszystkie procesy muszą być realizowane w postaci zautomatyzowanych procesów biznesowych wykonywanych z użyciem języka realizacji procesów. W przypadku, gdy automatyzacja jest niezbędna, procesy i uczestnicy mogą być doprecyzowani w UML. Warto jednak pamiętać, że wszystkie symbole w UML i BPMN mają różne znaczenie, a także, że BPMN bazuje na koncepcji żetonu, oraz że proces w tej notacji odbywa się w organizacji. 

 

Dlaczego warto rozpoczynać działanie od analizy procesów? 

Przed każdym działaniem powinniśmy bliżej przyjrzeć się analizowanym danym. Prawidłowe działanie procesów w całej organizacji wymaga sporego zaangażowania ze strony osób biorących w nich udział. Powinno się więc dobrze z nimi zapoznać. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na otoczenie, w którym będą realizowane. Określić jednoznaczność regulacji związanych z procesami. Zapoznać się z nimi w celu ich realizacji i zaczerpnąć wiedzy o tym, jakie rezerwy znajdują się w procesach organizacji. Znając już procesy, można je doskonalić dzięki zmianie organizacji procesów i automatyzacji ich realizacji. 

 

Jak powinno wyglądać doskonalenie procesów? Przede wszystkim powinno być opłacalne i służyć ich faktycznemu usprawnieniu. Nie me sensu uprawiać w tym przypadku sztuki dla sztuki. Powinno także wynikać z zauważalnych i realnych potrzeb klientów i samych procesów. Przed wdrożeniem nowości należy dobrze oszacować korzyści z tego wdrożenia. Istotne jest także, aby nie automatyzować procesów po to, by unowocześnić swój sposób działania, ale po to, aby jeszcze skuteczniej móc realizować cele założone przez organizację. 

 

Co powinna obejmować analiza procesów?

Aby dobrze przygotować analizę procesów, trzeba ją oprzeć na pewnych założeniach. Warto więc narzucić jej określoną strukturę. Z całą pewnością można zacząć od zamodelowania procesów według aktualnego stanu. A w tym uwzględnić analizę przebiegu, identyfikację przebiegów, które nie przyczyniają się do realizacji głównego celu biznesowego, wyznaczyć potencjalne miejsca automatyzacji, wyłonić istotne w procesie dane, uwzględnić powiązania między procesami, a także zwrócić uwagę na komunikację z innymi organizacjami. Kolejno można przeprowadzić analizę wymagań uwzględniającą proponowane modele procesów docelowych oraz analizę kosztów procesu przed i po wdrożeniu zmiany. Jednak tego typu pełna analiza wymaga symulacji. 

 

Czy warto skorzystać BPMN?

To, co może zaoferować Ci notacja BPMN to przede wszystkim możliwość przedstawienia skomplikowanych relacji reguł rządzących procesami biznesowymi. W tym również tych niezbędnych do wprowadzenia automatyzacji. Wszystko to odbywa się w sposób zrozumiały także dla osób niezaawansowanych. Poprawne zmodelowanie procesów notacji BPMN zawsze wymaga dobrego zrozumienia jej mechanizmów, odpowiedniego doboru typów diagramów i wykorzystania symboli adekwatnych do celu modelowania oraz samego odbiorcy modelu. Ostatecznie dobrze przygotowany model staje się dzięki temu łatwy i przyjemny w odbiorze. Pamiętaj również, że modele BPMN mogą być wykorzystywane do przeprowadzania pogłębionych analiz, a brakujące relacje pokazywane jako dodatkowe artefakty. Jeśli więc zależy Ci na rzetelnie przeprowadzonej analizie, skorzystaj z notacji BPMN!