Czym jest e-procurement?

e-procurement oznacza dokonywanie zakupów drogą elektroniczną

Podczas prowadzenia działalności handlowej w internecie warto zapoznać się z ważnymi terminami, które opisują zjawiska i metody umożliwiające lub usprawniające pracę. Należy do nich pojęcie e-procurement, które dotyczy dokonywania zakupów właśnie drogą elektroniczną. Wchodzi więc w skład dziedziny e-biznesu. Charakteryzuje się szeregiem rozwiązań, które warto wdrożyć w swojej działalności. Zobacz, czym dokładnie jest e-procurement i w jaki sposób z niego skorzystać. 

E-procurement – definicja 

Jak już wspomnieliśmy, sam termin e-procurement oznacza dokonywanie zakupów drogą elektroniczną. Może się to odbywać przez stronę internetową, aplikację mobilną lub za pośrednictwem platform zakupowych. Dotyczy zarówno transakcji w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Polega na zintegrowaniu i zarządzaniu działaniami związanymi z elektronicznymi zamówieniami. 

E-procurement spełnia trzy główne funkcje w całym procesie zakupowym:

  1. Odpowiada za jego automatyzację – obejmuje zaopatrzenie firmy na wszystkich jej szczeblach. Nie tylko w asortyment sprzedażowy, ale także ten potrzebny do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, w tym m.in. za obieg dokumentów, wystawianie e-faktur, korzystanie z e-podpisu itp. 

  2. Kontroluje zakupy – e-procurement umożliwia planowanie, koordynację i monitorowanie procesu zakupowego. W tym kontrolę budżetu. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za dokonywanie zakupów mogą zająć się np. bardziej strategicznym wyborem dostawców i skupić się na współpracy, zamiast poświęcać czas na budżetowanie i planowanie całej akcji.

  3. Standaryzuje asortyment – z e-procurement wdraża się także weryfikację kupowanych towarów i budżetu dostawców. Dzięki temu możesz liczyć na zaplanowaną i efektywniejszą współpracę ze swoimi dostawcami. 

Z rozwiązań e-procurement bardzo chętnie korzystają sprzedawcy z sektora B2B, ponieważ zapewnia im sprawniejsze prowadzenie biznesu, a nawet uzyskanie oszczędności. 

E-procurement – działanie w praktyce 

W jaki sposób skorzystać z rozwiązań e-procurement w praktyce? Przede wszystkim powinno się zastosować działania e-procurement do tego, aby sklep działał bez przestojów. Powinien też kupować towary w atrakcyjnych cenach. Musi być zdolny do kontrolowania swoich zapasów – posiadać system magazynowy, który wskaże, które produkty należy uzupełnić. E-sklep powinien również rozliczać zamówienia za pomocą systemu ERP lub systemu rozliczeń z różnymi dostawcami. Jeśli natomiast zależy Ci na aktywnym poszukiwaniu jeszcze lepszych ofert handlowych i dostawców, skorzystaj z rozwiązań e-sourcing, które wspomoże e-procurement. 

Trzy główne funkcje, które spełnia e-procurement w praktyce B2B przekładają się na trzy procesy. Należy do nich:

  1. Analiza sprzedaży, stanów magazynowych oraz tworzenie prognoz na podstawie wcześniejszych transakcji dokonywanych z dostawcami. 

  2. Tworzenie spisu i ewaluacja dostawców. System oceni obecnych dostawców, znajdzie nowych, przetworzy informacje o warunkach handlowych, limitach kredytowych, czy terminach realizacji dostawy. 

  3. W zaawansowanych systemach istnieje możliwość stworzenia elektronicznego obiegu dokumentów. Może to być nieskomplikowane workflow lub zaawansowane rozwiązanie, które umożliwi Ci wymianę faktur cyfrowych. 

Jak zbudować e-procurement? Można to zrobić już za sprawą prostego ERP. Dzięki niemu otrzymasz informacje o stanie magazynowym i wielkości sprzedaży. Poznasz również dostawców, ich ofertę oraz ceny. W takim systemie z niedużym nakładem kosztów skonfigurujesz mechanizmy śledzące Twoje zapasy i kontrolujące ich stan na podstawie nadanych kryteriów. System samodzielnie wygeneruje zamówienia na uzupełnienie asortymentu. Co więcej, sprawdzi także, czy u konkretnego kontrahenta (dostawcy) masz jeszcze niewykorzystany limit kredytowy. A w przypadku trudności w odpowiedni sposób zarządzi zamówieniami i złoży je do odpowiedniego dostawcy. 

E-procuremet może wykorzystywać obecne już w firmie oprogramowanie, nowozakupione, specjalistyczne aplikacji lub korzystać z zewnętrznego oprogramowania firm oferujących usługi procurementowe. Zależnie od wybranego rozwiązania możesz odpowiednio zautomatyzować proces zakupowy i pozyskiwania towarów. Ciekawym wykorzystaniem e-procurement są także przetargi online. Odbywają się one na specjalnych platformach internetowych, na których zakupu dokonuje się na aukcjach. Tak, jak w przypadku klasycznej aukcji – zwycięża najwyższa złożona oferta. Aukcje mogą być otwarte lub zamknięte. W pierwszym przypadku oferta skierowana jest do wszystkich. Z kolei w drugim skorzystać mogą jedynie wybrani odbiorcy. Odwrotne w stosunku do aukcji zastosowanie procurementu jest w przypadku targów. Na nich w odpowiedzi na zapytania ofertowe, dostawcy przedstawiają najniższą cenę swoich towarów. Dzięki temu można nabyć asortyment po bardzo korzystnych cenach. Targi również mogą cechować się otwartym lub zamkniętym charakterem. 

wysyłka towarów ze sklepu online

Wykorzystanie e-procurement w klasycznym sklepie internetowym a w modelu opartym na wysyłce zewnętrznej

W klasycznym modelu sklepu internetowego zdaniem strony internetowej jest przyciągnięcie klienta, zaprezentowanie mu oferty, przyjęcie zamówienia i umożliwienie mu dokonania zapłaty przez dostępne zewnętrzne metody płatności. Złożone przez witrynę zamówienia uszeregowuje się w listę wysyłek. Następnie kompletuje się zamówione produkty i przygotowuje paczki. W tym samym czasie generuje się listy przewozowe i wysyła do klienta powiadomienia o realizacji zamówienia. Sprzedawany towar pozyskuje się do swojego magazynu przed sprzedażą. Wykorzystuje się na niego dostępny budżet oraz magazynuje produkty w przeznaczonym do tego miejscu. Rozliczanie i kontrola stanów magazynowych odbywa się na backendzie sklepu. W przypadku bardziej zaawansowanych modeli działalności dokonuje się ich w systemie ERP lub w ERP z elementami WMS. 

Jeśli jednak sklep działa w modelu fulfillment lub dropshippingu, w których zewnętrzna firma zajmuje się wysyłką zamówionych towarów, w prostszy sposób można skorzystać z rozwiązań e-procurement. Kiedy zintegrujesz swój system zamówień z dostawcą fulfilment wiele zadań zrealizuje się automatycznie. Zyskasz więc dodatkowy czas i zasoby na udoskonalenie swojego sposobu prowadzenia sklepu, np. wyszukanie nowych dostawców. Nadal jednak trzeba będzie popracować nad robieniem zakupów na stock, ponieważ tej kwestii nie da się jeszcze w pełni zautomatyzować w tym modelu. Z kolei w przypadku dropshippingu, dzięki automatyzacji, zamówienia przesyła się od klienta wprost do dostawcy. Bardzo prosta jest więc implementacja e-procurement.

Jak wdrożyć rozwiązania z zakresu e-procurement?

Zdecydowałeś się na wykorzystanie e-procurement w swojej firmie? Zanim jednak to zrobisz, przeanalizuj swoją sytuację. Upewnij się, czy Twoi obecni dostawcy korzystają z tego typu systemów. To bardzo ważne, ponieważ muszą mieć możliwość zintegrowania swojego systemu z Twoim. Sprawdź także, czy Twoja firma jest gotowa na takie innowacje. Możesz przeprowadzić test. Weź udział w aukcji i oceń swój potencjalny zysk. Następnie sprawdź, w których działach firmy najłatwiej będzie Ci wprowadzić powtarzalne zakupy.

Pamiętaj również, aby przeprowadzić research wśród firm oferujących usługi e-procurement. Jeśli w swoim portfolio będą posiadały znaczących i dużych klientów, może to świadczyć o ich rzetelności i profesjonalizmie. Upewnij się także, czy dany usługodawca zna się na Twojej branży i czy potowarzyszy Ci także w trakcie rozwoju Twojej firmy.

Zalety rozwiązań e-procurement

Na koniec poznaj podstawowe zalety e-procurement, które są ostatecznym pretekstem do tego, aby skorzystać z takich rozwiązań w swojej działalności. 

  • Przydatna jest przede wszystkim standaryzacja i automatyzacja procesu zamawiania towarów do swojego sklepu. Dzięki temu skracasz czas potrzebny na skompletowanie odpowiedniej liczby asortymentu i na rozliczenie z dostawcami. 

  • Unikasz błędów i konieczności ciągłej kontroli swojego budżetu podczas składania zamówień.

  • Oszczędzasz czas, który możesz spożytkować na rozwój swojej firmy. W tym m.in. na znalezienie i stworzenie optymalnego łańcucha dostawców.

  • Dbasz nie tylko o swoje finanse i wygodę, ale także o ekologię. Dzięki minimalizacji papierowego obiegu dokumentów i zastępowanie go dokumentacją w wersji elektronicznej. 

To najważniejsze plusy rozwiązań e-proceurement. Jednak stawiając na ich zastosowanie, z pewnością dostrzeżesz jeszcze więcej zalet.

Napisz do nas

Masz pytanie?

Napisz do nas

Pole jest błędnie wypełnione. Sprawdź wpisaną treść i spróbuj ponownie.
Pole jest błędnie wypełnione. Sprawdź wpisaną treść i spróbuj ponownie.
Pole jest błędnie wypełnione. Sprawdź wpisaną treść i spróbuj ponownie.
Pole jest błędnie wypełnione. Sprawdź wpisaną treść i spróbuj ponownie.
Wyrażenie zgody jest niezbędne.

PDF, DOC, DOCX, JPG lub PNG (max 5MB)

Przynajmniej jedno pole jest błędnie wypełnione. Sprawdź wpisaną treść i spróbuj ponownie.
Andrzej Szylar

Andrzej Szylar

Chief Executive Officer

Dariusz Kobza

Dariusz Kobza

PR & Marketing Manager

Magdalena Paczynska

Magdalena Paczyńska

HR Business Partner