Aby powstał dobry system zarządzający danymi, muszą zostać spełnione pewne wymagania. Przede wszystkim potrzebny jest dobry plan i zaprojektowanie odpowiedniej architektury, zanim konstrukcja systemu się rozpocznie. Każdy etap musi być nadzorowany przez specjalistę. Jego charakter musi z zasady wyprzedzać oczekiwania i wymagania środowiska. Nie trzeba chyba mówić, że system ten musi być kompatybilny ze środowiskiem. Konieczna jest również możliwość późniejszego zarządzania danymi w sposób centralny, ale również z możliwością nadania różnych stopni dostępu. Niestety większość takich systemów powstaje na już istniejących środowiskach, których konstrukcja nie umożliwia łatwej integracji.

 

Jeśli system Master Data Management zostanie dobrze zaprojektowany, to zwiększy on możliwości radzenia sobie z wyzwaniami długoterminowej rozbudowy bazy danych. Oprócz tego usprawni przepływ danych, od ich pozyskiwania, przez kategoryzowanie i przechowywanie, do udostępniania. Jednak wymogi w stosunku do MDMów są teraz bardzo wysokie. Przedsiębiorstwa znajdują się w ciągłym ruchu, potrzebują do tego ciągłej analizy danych, profilowania behawioralnego i odpowiedniego prezentowania danych. Aby zadbać o działanie systemu MDM na wysokich obrotach, należy bazę danych konserwować w określony sposób.

 

Profilowanie danych master

Odpowiednie profilowanie danych to klucz do sukcesu. Bardzo łatwo zaprzepaścić szanse na ukończenie dużego projektu przez złe kategoryzowanie pozyskanych informacji. Najważniejsze jest utrzymywanie bazy danych w stanie spójności i globalnego porządku. Zanim jakikolwiek fragment danych trafi do bazy, musi zostać odpowiednio sklasyfikowany. Każdy pojedynczy rekord informacji musi być sprawdzony, aby wszelkie rozbieżności w korelujących danych zostały usunięte. Może się to wydawać wysiłkiem ponad miarę, ale w efekcie skróci to pracę nad całą bazą danych.

 

Profilowanie danych pozwoli również wychwycić błędy w danych lub ich jakości i poprawić wymogi ich selekcji w przyszłości. W trakcie profilowania można również przeanalizować ich wpływ na biznes i działalność firmy, co z kolei stanie się podstawą utworzenia standardu dla importowanych danych.

 

Konsolidacja danych master

Bez możliwości łączenia ze sobą danych z różnych źródeł wiele przedsiębiorstw nie miałoby możliwości utrzymania jednolitej i użytecznej bazy danych. Na szczęście współczesne systemy zarządzania danymi są w stanie dopasować się do różnych aplikacji i tworzyć z nimi w pełni kompatybilne środowisko. Niezależnie od odbiorcy danych, czy będzie to klient, dystrybutor, dostawca, strona www czy partner biznesowy, nasz system MDM będzie współpracować z wszelkimi platformami CRM, ERP i OMP (Order Management System). Konsolidacja danych oznacza również usuwanie dublowanych lub niepotrzebnych rekordów z bazy, oczyszczając ją w ten sposób z niepotrzebnych informacji. Ułatwi to kontrolowanie stanu bazy danych i filtrowanie informacji, które wysyłane będą do głównego repozytorium.

 

Oczyszczanie i zarządzanie danymi

Oczyszczanie danych z błędów, dopasowywanie, standaryzacja i poprawianie jakości to podstawa zarządzania danymi. Jednak działania te można zamknąć w określony standard i zautomatyzować, aby zaoszczędzić sobie tej żmudnej i powtarzalnej pracy. Można na przykład zaprogramować zmianę hasła ze „spółka z o.o.” na „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” i system automatycznie wprowadzi zmianę w każdym rekordzie oraz we wszystkich, które pojawią się w przyszłości.

 

Zarządzanie danymi, rozumianym jako udostępnianie tych danych do odpowiednich działów lub do odpowiednio określonych grup, przez nadawanie im priorytetów, również może zostać zautomatyzowane. Stwarza to idealne warunki pracy, gdzie konkretny dział ma natychmiastowy dostęp do potrzebnych mu danych w środowisku kontrolowanym i bezpiecznym. Zwiększa to użyteczność bazy danych dla faktycznych efektów pracy.

 

Dzielenie się danymi master

Najważniejsze w zarządzaniu danymi jest unikanie tworzenia silosów. Wpływa to na lepszą produktywność przedsiębiorstwa i lepsze wykorzystywanie bazy danych. Zwiększa takżę transparentność całego przedsiębiorstwa. Dzielenie się danymi musi odbywać się płynnie oraz błyskawicznie. Architektura musi być nakierowana na użyteczność danych dla usług, które tego wymagają. Takie rozwiązanie pozwoli uzyskać maksymalny potencjał, zawarty w danych master.

 

Umożliwienie udostępniania danych typu master, analitycznych, transakcyjnych w różnych formach, które będą odpowiadać wymaganiom zewnętrznym to priorytet dla firmy posiadającej system MDM. Nie tylko poprawi to działanie wewnętrzne systemu, ale również współpracę z partnerami, a wszystko we wspólnym celu zadowolenia klienta. 

 

Transformacja danych na lepsze usługi

Systemy MDM służą nie tylko kolekcjonowaniu danych, ale również ich prezentacji. W celu zapewnienia najlepszego użytku z posiadanych danych należy je nie tylko porządkować, ale również wyciągać z nich wnioski. W szanującej się korporacji analiza danych dla lepszego zrozumienia rynku, klienta oraz w celu poprawy jakości usług to podstawa. Odpowiedni system MDM daje taką możliwość. Lepsze usługi oznaczają większe zadowolenie klienta, a to z kolei prowadzi do zwiększenia sprzedaży i wprowadzenia dalszych innowacyjnych zmian. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, analiza danych i zestawienie jej z rzeczywistością to bezcenny wgląd w rynek i jakość usług.

 

Znaczenie dobrego systemu MDM

Dane niosą dużo większą wartość niż sama technologia, do której się je wykorzystuje. Są ważniejsze, ponieważ aplikacje i systemy można modyfikować i poprawiać lub rozwijać, a brak potrzebnych danych nie zostanie niczym zastąpiony.

 

Odpowiedni system MDM daje niezastąpione możliwości w rozwoju systemów wewnętrznych oraz ogólnego rozwoju firmy. W dobrym zarządzaniu danymi jest również potencjał zwiększenia sprzedaży, poprawy współpracy z partnerami oraz zwiększenia współczynnika time-to-market. Powinny to być główne cele dla poważnej firmy myślącej o dominowaniu konkurencji i ciągłej poprawy swoich strategii.