Jak wybrać dobry system PIM dla naszego biznesu?

System PIM (Product Information Management) jest narzędziem, które powinno stać na najwyższym poziomie, jednocześnie dopasowując się do Twoich potrzeb. Wachlarz wyboru wśród produktów na rynku, który zaopiekują się Twoją informacją produktową, jest szeroki. Na co należy zwracać uwagę? Jakie funkcje rozważyć podczas wyboru systemu PIM? Który z nich sprosta wymaganiom rynku, ale również dostosuje się do przyszłych potrzeb? Co wybrać, aby również Twój zespół na tym skorzystał? Poznaj odpowiedzi na powyższe pytania.

Elastyczność systemu PIM

Narzędzia PIM to systemy znajdujące się pośrodku. Spoczywają one nie tylko pomiędzy różnymi systemami, ale również między Tobą a produktem. Musisz upewnić się, że wybrany system sprosta oczekiwaniom i zintegruje się ze wszystkimi pozostałymi narzędziami, których używasz. Najważniejsze jest to czy system PIM współdziała z aktualnymi i planowanymi źródłami informacji oraz miejscami docelowymi. Musi on współpracować z wewnętrznym systemem ERP oraz systemem informacji produktowej Twoich dostawców, sklepami internetowymi, aplikacjami mobilnymi, systemami POS i drukowaniem katalogów. Jeśli nie otrzymasz tych funkcji od systemu PIM, to marnujesz z nim czas. Konektory zapewniające interoperacyjność to kwestia kluczowa.

Dostosowywanie systemu PIM musi również pozostać wygodne i elastyczne na dłużej. Wszystkie systemy domowe muszą podążać za rozwojem Twojego biznesu e-commerce. Informacja produktowa nie może tracić kompatybilność przy każdej modyfikacji, bo w przeciwnym wypadku cały ekosystem ucierpi. Wybierając rozwiązanie nowoczesne i popularne, stworzysz sieć stabilną i gotową na rozwój.

Użytkowanie

System zarządzania informacją produktową obsługiwany będzie przez wielu użytkowników na różnych poziomach. Jego interfejs musi być intuicyjny, w czym upodobniony będzie do systemu operacyjnego. Dzięki temu nawet nie zauważysz jego poprawnego działania – znaczy to, że spełnia swoją rolę narzędzia użytecznego i nowoczesnego. Objętość danych o produkcie może być przytłaczająca. Odpowiedni system musi uprościć pracę nad informacją produktową do poziomu, w którym nowy użytkownik odnajdzie się w nim bez większego problemu, czy to za sprawą odpowiednich wskazówek, czy za sprawą intuicyjnego interfejsu. Jeśli odczujesz, że osobne narzędzie do zarządzania różnymi projektami danych produktu jest Ci potrzebne, system PIM zawiódł.

Nie tylko przystępność interfejsu odnosi efekt. Wiele procesów w tworzeniu informacji produktowej jest powtarzalnych. Potrzebujesz narzędzia, które zdejmie ciężar powtarzalności z Twoich ramion i zautomatyzuje pewne zadania i procesy. Odpowiedni system PIM wykona część pracy za Ciebie. Więcej czasu, który dzięki temu znajdziesz, możesz spożytkować na działania rozwojowe, zamiast wykonywać żmudne i powtarzalne czynności.

Dobry system PIM pozwoli na odpowiedni stopień personalizacji. Jeśli w Twojej firmie zachodzą złożone procesy organizacji handlu, narzędzie informacji produktowej musi dopasować się do Ciebie i Twojego stylu prowadzenia współpracy z klientami i dostawcami.

Wdrażanie systemu PIM

W zależności od tego, czy operujesz w swoim centrum danych, czy w chmurze, narzędzie PIM musi stanąć na wysokości zadania w obu przypadkach. Istnieją trzy style zarządzania informacją produktową. On-premises, czyli sytuacja, w której to firma utrzymuje wszystkie aplikacje na własnych serwerach. Jest ona wtedy odpowiedzialna za utrzymanie infrastruktury podstawowej. Umożliwia to kontrolę i elastyczność, ale wymaga dużej ilości zasobów informatycznych. PaaS (Platform-as-a-Service) to rozwiązanie, w którym korzysta się z usług strony trzeciej. Organizacja wdrażająca system utrzymuje aplikacje, ale firma zewnętrzna dba o podstawową infrastrukturę. Daje to wysoki poziom dostosowania i nie wymaga intensywnego wsparcia IT dla podstawowych zadań. Trzecim stylem jest SaaS (Software-as-a-Service), w którym wszystko, począwszy od wdrażania aplikacji, do jej utrzymania, dokonane jest przez pierwotnego dostawcę. Rozwiązanie to wymaga kompromisu w sprawie elastyczności, ale zapewnia łatwość obsługi.

Open Source a rozwiązania zastrzeżone

Jeśli planujesz stale dostosowywać swój system PIM do nowych narzędzi przez dodawanie nowych funkcjonalności lub modyfikowanie istniejących, to Open Source jest rozwiązaniem dla Ciebie. Zapewnia on możliwość swobodnego dostępu do zasobów kodu źródłowego i jego modyfikacji. Daje to niemal maksymalną elastyczność, ale wymaga znajomości programowania. Z drugiej strony, gdy zastrzeżone rozwiązanie okaże się wystarczające, potrzeba jego modyfikacji będzie zbędna.

Open Source pokazuje swoje zalety w zakresie interoperacyjności. W przypadku większych i popularniejszych systemów sprzedaży, ERP czy narzędzia do druku katalogów, systemy PIM posiadają swoje konektory. Sytuacja zmienia się, gdy korzystasz z narzędzi mocno zindywidualizowanych lub niszowych. Wtedy jesteś zmuszony samemu zbudować konektory i dokonać integracji między systemami. Dostęp do kodu źródłowego może okazać się zbawienny.

Społeczności systemów PIM w Open Source są rozbudowane i bardzo pomocne w pracy w integracji i korzystaniu z otwartego dostępu. Posiadają chętnych do współpracy programistów i zasoby edukacyjne będące nieocenioną pomocą przy dostosowywaniu kodu. Dostawcy rozwiązań zastrzeżonych polegają na relacji czysto handlowej.

Koszty utrzymania dużego systemu PIM z Oper Source mogą wydawać się duże. Należy posiadać zespół, który dopasuje narzędzie zarządzające informacja produktową do Twoich potrzeb. Jednak niewystarczające narzędzie zamknięte w obliczu ograniczeń integracyjnych nie pozostawia innego wyboru jak zmiana dostawcy. To również łączy się z kosztami i wzrostem opłat eksploatacyjnych systemu PIM.

Konkretne rozwiązania Akeneo

Jednym z narzędzi dostępnych na rynku jest Akeneo. To narzędzie zarządzania informacją produktową z otwartym kodem i rozbudowaną społecznością. Posiada liczne integracje między kanałami sprzedaży i wieloma systemami wewnętrznymi. Współpracują oni między innymi z takimi firmami jak Sephora, Auchan, Jabra czy Shop.com.

Kolejnym narzędziem wartymi uwagi jest Pimcore. Podobnie jak Akeneo, oferuje otwarty kod umożliwiający dopasowanie ich produktu do własnych potrzeb. Mimo to pracują nieustannie nad podnoszeniem jakości usługi przez tworzenie konsolidacji kluczowych aplikacji i eliminację złożonych integracji. Oferują oni implementacje oraz konsultacje biznesowe i technologiczne. Pimcore posiada narzędzie do zarządzania informacją produktową oraz zarządzania doświadczeniami użytkownika. Pokrywa w ten sposób dwa ważne aspekty działania w internecie w dziedzinie handlu.

Wybór odpowiedniego narzędzia to ważna decyzja w życiu firmy e-commerce. Jednak postawienie sobie odpowiednich pytań i wizualizacja potrzeb ułatwi wybór między wieloma produktami na rynku. Jeśli jednak obawiasz się, że zbyt małe doświadczenie w branży lub odwrotnie, rozległy i skomplikowany system wewnętrzny uniemożliwia zdecydowanie się jeden konkretny produkt, Open Source może okazać się zbawieniem. Pozostawia bowiem margines błędu i pole do modyfikacji. Jest też rozwiązaniem bardziej elastycznym, z którym spokojnie możesz spojrzeć w przyszłość.