Przed przystąpieniem do wprowadzania wszelkiego rodzaju zmian niezbędne jest odpowiednie przygotowanie. Właśnie w tym celu powstała analiza przedwdrożeniowa. Jest ona dokumentem, który zawiera wszelkie informacje dotyczące wdrożenia nowego systemu do organizacji. Może to być dla przykładu integracja systemu ERP w działalności e-commerce. Dokument ten kumuluje charakterystykę doczesną firmy, plany i założenia na przyszłość. Jest dla pracowników azymutem na dalszy rozwój oraz drogowskazem na drodze do nowego systemu.

 

Jak powinna wyglądać analiza przedwdrożeniowa?

Analiza może mieć różne objętości – od kilkunastu kartek do czegoś, co przypominać może tom encyklopedii powszechnej. Niezależnie jednak od ilości stron w dokumencie chodzi o odpowiednie opisanie realiów wdrażania systemu, tak aby miały ona sens dla konkretnego przykładu. Przeprowadzeniem analizy może zająć się specjalistyczna firma, pracownik znający obecną platformę lub nawet klient zlecający integrację.

 

Analiza powinna być napisana na temat ściśle dotyczący danego przykładu oraz w sposób przystępny dla osób, które będą z niej korzystać. Nie ma podstaw, aby zagłębiać się w szczegóły techniczne i detale, których pracownicy albo nie zrozumieją, albo których nie będą potrzebować.

 

Co jest potrzebne do stworzenia analizy przedwdrożeniowej?

Analiza przedwdrożeniowa ma ustalić rodzaj prac i narzędzia, które będą stosowane, oraz cele projektu i jego założenia. Musi to być całościowy opis, który przewidzi przebieg projektu i zakreśli jego zakres. Rozumiemy przez to konkretne ujęcie punktu, w którym projekt uznamy za sukces.

 

Komunikacja

Analiza przedwdrożeniowa ma za zadanie określić poziom dostępu poszczególnych osób zaangażowanych w projekt. Podczas kolejnych etapów rozwoju prac, zakresy dostępów będą się zmieniać, ze względu na potrzeby kadrowe. Po tym, jak informacje na ten temat zostaną określone, poziom komunikacji pomiędzy pracownikami się poprawi. 

 

Dokument taki ułatwi współpracę nie tylko pomiędzy specjalistami wewnątrz firmy, ale również z podwykonawcami. W przypadku, gdy dokonuje się integracji na systemie obcym lub mało znanym, nie obejdzie się bez pomocy z zewnątrz. W analizie takiej trzeba również wziąć pod uwagę poprzednich dostawców platformy e-commerce.

 

W dokumencie należy wskazać osoby decyzje i ogólnie pełną hierarchię. Project Manager i inne osoby decyzyjne powinny zostać wyłonione w pierwszej kolejności. Należy załączyć dane kontaktowe oraz sposób i narzędzia, przy pomocy których będą się komunikować. Z góry określony wybór aplikacji, jednej dla wszystkich członków projektu, prowadzi do przejrzystego przebiegu prac i eliminuje nieporozumienia oraz niedomówienia.

 

Cele i finał

Nie tylko w przypadku e-commerce ważne dla projektu jest określenie jego ram. Przebieg jest istotny, ale również cel, jaki zamierzamy osiągnąć. Dlaczego w ogóle wprowadzana jest platforma e-commerce i co dzięki niej osiągniemy?

 

Bazując na pewnym wyobrażeniach docelowych, jakie system ma spełniać, gromadzi się wymogi i założenia działania platformy. Jednak opierając się na samym działaniu, można pominąć kilka kluczowych elementów po drodze. Praca nad aplikacją może wyłonić problemy wcześniej przez klienta nieprzewidziane. Zastanowienie się nad celem wdrożenia może pomóc te problemy przewidzieć.

 

Po tym, jak wyjaśnimy osobom zaangażowanym jak coś powinno działać, otrzymamy system, który wykonuje dokładnie te operacje. Jednak jeśli przybliżymy jaki jest jego cel, to pobudzimy ich wyobraźnię, co sprawi, że korzystając ze swojego rozległego doświadczenia zawodowego, będą oni w stanie samodzielnie ocenić co będzie najlepsze dla danego systemu. Funkcjonalności, na które się zdecydują będą miały większe szanse poprawnego działania, a sama droga systemu do pełnej niezawodnej funkcjonalności będzie krótsza. Pamiętajmy, że profesjonaliści wiedzą najlepiej jak sprostać zadaniu, a wytyczne klienta powinny być jedynie drogowskazami, zamiast twardymi punktami do spełnienia.

 

Użytkownicy

Zaplanowanie pracy platformy nie obejdzie się bez określenia jego odbiorcy końcowego, czyli samego użytkownika. Może być nim konsument docelowy, czyli odbiorca transakcji w charakterze B2C, klient biznesowy, czyli B2B oraz administratorzy platformy. Zajmują się oni obsługą klienta, obsługą działu handlowego, magazynu i marketingu.

 

Tworzony jest profil użytkownika, który ma za zadanie określić charakter korzystanie przez niego z platformy. Odpowiedzieć należy więc na pytanie, kto będzie używał tego systemu i jakich funkcji będzie potrzebować. Potrzeby te muszą być bardzo konkretne, aby środowisko służyło uproszczeniu pracy, a nie utrudnieniu. Pracownicy, których jakość pracy bezpośrednio wpływa na zadowolenie klienta, muszą mieć system możliwie łatwy i użyteczny. W przypadku współpracy B2B profil będzie jednak dość ogólny, ponieważ ich potrzeby można w większości przypadków połączyć jako podobne. B2C natomiast dyktowane jest przez potrzeby jednostki, jej podatności na marketing, indywidualne wręcz potrzeby, cechy demograficzne lub takie determinowane przez zawód lub preferencje.

 

Znajomość firmy

Nie bez powodu w sporządzaniu analizy przedwdrożeniowej liczy się znajomość organizacji. Świadomość realiów konkretnego przypadku procentować będzie w postaci wysoko wydajnego systemu w przyszłości.

 

Każdy dział firmy może mieć inne potrzeby wobec wdrażanej platformy e-commerce. Zapoznanie się z nimi już na etapie planowania i pamiętać o nich w trakcie projektowania. Im lepiej ujęte zostaną w analizie konkretne działy, tym lepiej system będzie sprawdzać się w przyszłości. Chodzi tu o coś więcej niż samo funkcjonowanie, a raczej działanie na najwyższym poziomie wydajności. Dokument analizy może określić dokładnie z kim i na jakim etapie należy konsultować poszczególne elementy platformy, aby zapewnić najlepsze funkcjonalności.

 

Znajomość branży

Przygotowując platformę dla firmy, znajdującej się w branży e-commerce, należy dobrze znać swój sektor. Wielkość rynku to informacja kluczowa. Determinuje kierunek rozwoju projektu już na wczesnym etapie. Jeżeli ilość zamówień będzie niewielka, nie warto inwestować w wydajność systemu, a raczej w stronę wizualną lub marketingową. Komunikacja z klientami jest ważna, a każdą cechę rynku można wykorzystać na swoją korzyść. 

 

Trendy

Trendy, jakie kierują rynkiem, należy określić jak najwcześniej. Rozwój platformy z trendami na uwadze może wymodelować ją w odpowiednim kierunku. Trendy mają jednak charakter ulotny więc ich śledzenie powinno trwać tak długo, jak istnieje platforma. Zanim jednak się to wydarzy, trzeba pamiętać, że same prace wdrożeniowe mogą trwać tak długo, że w trakcie trendy i moda się zmieni. Należy mieć na to uwagę, bo start platformy od razu przedawnionej, pod względem aspektów prawnych lub marketingowych, jest stratą czasu. Jeśli w trakcie budowy aplikacji lojalność klientów pod kątem konkretnych rynków zmieni się, należałby od razu tę zmianę wprowadzić.

 

Ważne jest, aby w dokumencie analizy ująć rodzaj naszej konkurencyjności i rodzaj przewagi nad rywalami na rynku. Zalety te następnie należy wyeksponować i zaznaczać je w kontakcie z klientem. Wszystkie nowoczesne elementy oferowane przez wdrażany system to nasze walory, którymi można zatrzymać klienta w sklepie.

 

Co jeszcze analiza musi wziąć pod uwagę?

To nie wszystko. Analiza przedwdrożeniowa może być dokumentem skomplikowanym i wielopoziomowym, który szczegółowo scharakteryzuje odpowiednią platformę dla danej firmy.

 

Transformacja on-line

Są sytuacje, w których doskonale działający sklep stacjonarny radzi sobie przez długi czas bez analizy przedwdrożeniowej. To nie jest dokument obligatoryjny dla każdej firmy trudniącej się sprzedażą. Jednak w trakcie transformacji na platformę internetową poznanie, identyfikacja i spisanie istniejących procesów biznesowych będzie ogromną zaletą. Pomoże nie tylko poprawić działające już mechanizmy, ale adaptować je na realia sieciowe w sposób sprawny i bez przeszkód. 

 

Procesy

Jeśli każdy w organizacji zna swoje obowiązki i narzędzia, jakimi je wypełnia, jest to doskonała okazja do uwiecznienia tych informacji. Takie wypracowane schematy sformułują doskonały plan wdrożenia dla firmy, która chce przejść na platformę internetową. Dokument taki zostanie sporządzony na podstawie rozmów z doświadczonymi pracownikami i ze spotkań z nimi. Charakterystyka ich codziennej pracy będzie bezcenna dla projektantów, a im głębsze detale, tym lepsza perspektywa dla adaptacji narzędzi i procesów na działalność e-commerce. Każda operacja ma swój określony przebieg, osoby w nią zaangażowane, długość, przepływ informacji, a tylko w niektórych uczestniczy klient końcowy.

 

Wymagania funkcjonalne i jakościowe

Określenie tego, co ma się znaleźć w systemie, albo czego na pewno ma nie być, jest ważne. Dzięki jasnemu określeniu tych cech łatwiejsze jest doprecyzowanie kosztów i czasem eliminacja niektórych funkcji. Nieraz z powodu braku funduszy, czasem przez określenie ich jako mało użytecznych, a czasami jako zbyt czasochłonnych. Jeśli natomiast chodzi o wymagania jakościowe, może chodzić na przykład o szybkość ładowania się strony lub jej wagę.

 

Oba typy wymagań są od siebie zależne. Muszą współpracować, aby tworzyć doznanie pełne, ale przede wszystkim osiągalne dla klienta. Jaki będzie pożytek z wizualnie pięknej strony, jeśli nie będzie ona odpowiednio indeksowana i przez to nie pojawi się wysoko w wynikach wyszukiwania.

 

Interfejsy

Interfejs to sposób łączenia się z użytkownikami. Każda grupa ma inne wymagania oraz potrzeby, więc odpowiednio do tych wytycznych interfejsów należy stworzyć konkretną ilość grup. Zakres uprawnień i funkcjonalności to podstawowa rzecz do ustalenia. Ich wizualizacje i prototypy pomogą ocenić czy dobór funkcji był prawidłowy. Można również przeprowadzić symulację teoretyczną, żeby wyłapać ewentualne błędy w analizie. Przy tworzeniu interfejsów współpracować powinni nie tylko developerzy, ale też graficy. Oni natomiast stworzą szatę graficzną na już przygotowany interfejs, zarówno frontend, jak i backend, czyli w tym przypadku panel administracyjny.

 

Do interfejsu programowego zaliczyć można np. wszystkie integracje z programami zewnętrznymi. Zachodzić musi między nimi komunikacja w celu wykonania pewnej operacji. Programem zintegrowanym może być np. system księgowy, magazynowy, produkcyjny lub inne, wspierające e-commerce, np. GoogleAnalitycs albo live chat. W interfejsie sprzętowym natomiast określimy komunikację z urządzeniem wejścia, czyli dostarczającym dane do platformy lub urządzeniem wyjścia, z którym platforma nawiązuje współpracę.

 

Przeszkody we wdrożeniach

W trakcie wdrożenia mogą pojawić się pewne przeszkody. Należy je przewidzieć lub prognozować i załączyć do dokumentacji, jako ułatwienie pracy projektantów systemu. Są pewne ograniczenia, które należy wymienić, ponieważ jakkolwiek funkcje dla klientów mogą wydawać się oczywiste, mogą być niemożliwe w wykonaniu. Czasami jednak brak niektórych elementów może oznaczać większą bezawaryjność systemu i jego większą elastyczność. Niektóre funkcje są na tyle drogie i skomplikowane, że warto przeliczyć czy korzyść z ich wprowadzania zwróci koszty integracji.

 

Testowanie platformy

Zasadności testowania nie trzeba chyba nikomu tłumaczyć. Zanim platforma trafi do użytku, należy przeprowadzić testy całościowe i oraz na poziomie kolejnych zadań. Dbałość o szczegóły to walor nie do przebicia, niezależnie od innych niepowodzeń. Klient zawsze doceni ilość włożonej pracy i dopracowanie platformy, nawet mimo małych niedociągnięć planowych.

 

Wydajność

Wydajność systemu sprawdza się oczywiście na koniec projektu. Wszystkie funkcjonalności muszą być uruchomione, ponieważ wtedy można ocenić platformę w całości i sprawdzić ją w stanie, w jakim będzie funkcjonować w rzeczywistości. Zależności pomiędzy wszystkimi elementami wychodzą dopiero na koniec, więc przeprowadzanie testów wcześniej może nie wykryć niektórych błędów, które później pogrążą sukces.

 

Jednak testy należy przeprowadzać przez cały czas trwania systemu. Każdy element musi być sprawdzony pojedynczo przez developerów, zanim trafi do platformy. Pomaga to dostrzec proste błędy, które mogą jednak uprzykrzyć życie klientom. Testy takie mogą być zautomatyzowane.

 

Zgodność z analizą

Testy akceptacyjne sprawdzą zgodność analizy przedwdrożeniowej z rzeczywistością. Wykonywane są albo przez firmę wdrażającą, albo przez samego odbiorcę platformy. Polegają one na prześledzeniu wszystkich wymagań do konkretnego elementu i sprawdzenie, czy działa on, jak powinien. Można dokonać tego na zasadzie checklisty, ponieważ wymóg jest spełniony lub nie, bez stanu pośredniego. Jeśli skontrolowania dokonać ma klient, dobrym pomysłem będzie umożliwienie mu bezpośredniej współpracy z testerami i wdrożenie go w niektóre procedury testowe.

 

Tworzenie analizy

Istnieją opinie, według których firma IT nie jest w stanie dokonać wdrożenia przez dokumentu, jakim jest analiza przedwdrożeniowa. Jednak są pewne wyjątki, w przypadku których analiza nie jest absolutną koniecznością. 

 

Kto nie potrzebuje analizy?

Mikroprzedsiębiorstwa należą do grupy, która nie potrzebuje dokumentu analizy. Nie mają one jeszcze określonych procedur i procesów, więc stworzenie takiej analizy byłoby niepotrzebnym wysiłkiem. Również w przypadku, gdy firma decyduje się na wdrożenie szablonowe, analiza taka nie potrzebna, bo i tak odbywać się będzie wedle z góry określonego schematu. Kolejnym przykładem jest organizacja, która ze względu na krótki dostępny termin akceptuje ryzyko wdrożenia bez analizy. W przypadku niektórych firm doświadczenie we wdrożeniach jest tak duże, że sami przygotowują sobie analizę bez pomocy fachowców z zewnątrz. 

 

Stopień szczegółowości

Naturalnie, analiza przedwdrożeniowa zacznie się od obszarów ogólnych. Opisać należy cele projektu, charakterystykę branży, użytkowników i organizację. Dalej należy jednak przejść do elementów szczegółowych. Stopień drobiazgowości zależeć będzie od popularności danej funkcji, oraz od poziomu skomplikowania danego elementu. Można zawrzeć dokładny opis narzędzi czy nawet fragmenty kodu. Jeśli jednak wdrożenie jest dość proste i należy do pewnego nurtu branżowego, to możliwie jest przygotowanie analizy na bazie drugiej, spisanej w innej sytuacji dla innej firmy.

 

Proces pisania analizy przedwdrożeniowej

Na samym początku należy określić cel projektu oraz procesy biznesowe, które platforma e-commerce ma obsłużyć. W tym etapie udział biorą osoby z kierownictwa i osoby finansujące projekt. Można też określić tutaj kto i jaki udział będzie miał w dalszym procesie decyzyjnym na temat samej analizy przedwdrożeniowej.

 

Jeśli chodzi o informacje potrzebne do analizy, ich zbieranie zależy od wielkości firmy. Raz ich źródłem będzie kierownik projektu, który spełnia funkcję kanału komunikacyjnego i prezesa, a innym razem na każdym etapie wyznaczony będzie osobny pracownik.

 

Zebrane dane przekazywane są analitykom oraz programistom, grafikom i testerom. Wtedy powstają pomysły na rozwiązanie każdego z zagadnień, technicznego kierunku projektu oraz harmonogramu i budżetu. Na końcu klient akceptuje sporządzoną analizę przedwdrożeniową, wprowadzając wcześniej ewentualne zmiany.

 

Koszty i zyski

Wydatek, jaki czeka firmę w związku ze stworzeniem analizy przedwdrożeniowej, jest uzależniony od wielu czynników. Od wielkości organizacji, od poziomu powtarzalności projektu, od ilości zaangażowanych osób, od wymagań odnośnie finalnego produktu. Najmniejsze firmy zapłacą w okolicach 3 tysięcy złotych, a analiza powstawać będzie w granicach tygodnia. Duże korporacje, w przypadku których analiza faktycznie będzie bardziej skomplikowana, mogą czekać nawet miesiąc i szykować się na koszt ponad 10 tysięcy złotych.

 

Zalety analizy przedwdrożeniowej

Czy warto więc tworzyć taką analizę? Jeśli ma to oznaczać drastyczne zmniejszenie ryzyka dla projektu wartego dziesięciokrotnie więcej, nie trzeba chyba długo się zastanawiać. Analiza przedwdrożeniowa jest w tym przypadku polisą sukcesu. Zadziała ona również jako kurs szkoleniowy na temat zagadnień e-commerce dla firmy zlecającej. We współpracy obie strony nauczą się od siebie charakterystyki transformacji do internetu lub tworzenia nowoczesnej platformy w konkretnych warunkach, a wiedza ta może zaoszczędzić wydatków w przyszłości. Należy również pamiętać, że stworzenie analizy służy dobrej perspektywie na projekt, co oznacza, że łatwiej podjąć decyzję o zmniejszeniu kosztów już na etapie planowania. I na koniec, mając gotowy dokument z pełnym i szczegółowym zarysem projektu, łatwiej będzie firmie IT stworzyć ofertę na takie wdrożenie, bez nieporozumień, zaokrąglania kosztów i dużych różnic w wycenach pomiędzy różnymi zleceniobiorcami.

 

 

Analiza przedwdrożeniowa wydawać się może zagadnieniem mało ważnym w perspektywie samej operacji wdrożenia platformy e-commerce. Może ona jednak zadecydować o sukcesie lub porażce takiej transformacji. Jako fiasko wliczamy tu również transformację, która w trakcie okazuje się być funkcjonalna, ale nierentowna. Dobry plan, oparty na doświadczeniu we wdrożeniach i charakterystyce branży e-commerce, to element, który sprawi, że integracja nie tylko zakończona będzie pomyślnie, ale również stworzy platformę generującą jeszcze większe zarobki. Wszystko dzięki odpowiedniej optymalizacji i dobrej strategii, która powstanie w kooperacji z klientem i jego znajomością na temat branży. Analiza jest doskonałym pomysłem nie tylko dla małych i początkujących firm, ale również dla znanych na rynku dużych organizacji, ponieważ pozwala spojrzeć na działalność z nowej perspektywy.