5 głównych korzyści z Systemu Zarządzania zamówieniami

Współczesne sklepy internetowe pod wieloma względami nie przypominają już pierwszych e-Commerce’ów. Jedna z różnic polega przede wszystkim na zmianie sposobu obsługi klienta, który kiedyś przebiegał w całkowicie niezautomatyzowany sposób. Istniały oczywiście programy, w których sprzedawcy gromadzili dane, jednak nie były to zaawansowane systemy, kompatybilne z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie. Na szczęście ręczne wpisywanie sprzedanych produktów mamy już za sobą. Dziś istotne stało się, aby w szybko odpowiadać na dynamicznie rosnące oczekiwania klientów związane nie tylko z produktami, ale z procesem całej obsługi zamówienia, a właściwie podróży klienta przez sklep. W dużej mierze to właśnie użytkownicy przejęli władzę nad ścieżką zakupową i to oni dyktują warunki. Rolą sprzedawców jest więc szybkie dostosowanie się i zapewnienie bezproblemowej obsługi klienta w sposób opłacalny zarówno dla niego, jak i dla przedsiębiorstwa.

Jednym z rozwiązań, chętnie stosowanym przez sprzedawców, jest system do zarządzania zamówieniami. Jednak mimo szerokiej oferty i zaawansowania programów, część handlowców wcale nie koncentruje się na digitalizacji tej sfery prowadzenia działalności. Warto jednak pamiętać, że to narzędzie, które zdecydowanie usprawnia pracę.

Łącząc system zarządzania zamówieniami ze swoją platformą sprzedażową, zapewniasz sobie płynność działania i możliwość skupienia się np. na innych czynnościach, niezbędnych do zaspokojenia potrzeb swoich klientów. Co więcej, stawiasz również na wyższą jakość obsługi klienta, funkcjonalność w wielu kanałach sprzedaży, możliwość bieżącego śledzenia statusu wszystkich składanych zamówień i dbania o porządek wśród stanów magazynowych. A to jedynie skrótowy opis zalet systemu zarządzania zamówieniami. Sprawdź, co jeszcze ma Ci do zaoferowania i dlaczego warto go wdrożyć w swojej firmie!

Czym jest proces składania zamówień?

Dlaczego w ogóle warto zastanawiać się nad procesem składania zamówień? W końcu istotny jest jego efekt! Niestety to zbyt duże uproszczenie całej sprzedaży. Wprawdzie obie strony transakcji najbardziej interesuje produkt – jego sprzedaż i zakup. Jednak tym, co może przesądzić o pozytywnym lub negatywnym zakończeniu – otrzymaniu i sprzedaży produktu, jest właśnie sam proces składania zamówienia. Może on być płynny i satysfakcjonujący lub stanowić źródło frustracji, a nawet popsuć relacje marki z klientem.

Przyjęło się, że proces składania zamówień to szereg czynności następujących po sobie w momencie kliknięcia przez klienta przycisku „kup teraz”. Jest to więc całościowa obsługa zamówienia – potwierdzenie jego złożenia, zaksięgowanie płatności, przygotowanie towaru i jego wysyłka. Okazuje się jednak, że to nie wszystko, co powinno być spełnione, aby mówić o satysfakcjonującym zakończeniu transakcji. Z perspektywy klienta najważniejsze jest to, aby cały proces przebiegał sprawnie, płynnie i szybko – klient chce na bieżąco być informowany o statusie zamówienia, o otrzymaniu płatności przez sprzedawcę, wiedzieć o ewentualnych opóźnieniach w dostawie i mieć gwarancję bezproblemowego zwrotu produktów, jeśli poczuje taką potrzebę.

Z perspektywy sprzedawcy składanie zamówienia wiąże się przede wszystkim z koniecznością wglądu w swój stan magazynowy, aby zapobiec ewentualnym brakom sprzedanych produktów lub zbyt dużym zapasom towarów, na które nie ma popytu. W przypadku prowadzenia dużej działalności ważne jest określenie miejsca wysyłki produktów – skąd będzie najbliżej do lokalizacji klienta. A także ustalenie sposobu wysyłki zamówienia, tak aby żadna ze stron nie była nią nadmiernie obciążona.

Można więc śmiało powiedzieć, że proces składania zamówień to jedna z najważniejszych kwestii w obsłudze sklepu e-Commerce i z pewnością wymaga solidnego systemu zarządzania zamówieniami, aby zagwarantować sprawne i bezproblemowe funkcjonowanie firmy.

Co to jest system zarządzania zamówieniami i co oferuje?

Nadrzędnym zadaniem systemu zarządzania zamówieniami (ang. Order Management System – w skróci OMS) jest przejęcie kontroli nad składaniem zamówień i ich obsługa. Jest to więc narzędzie, które automatycznie koordynuje realizację zamówień zgodnie z ustalonymi przez firmę założeniami biznesowymi. Nadzoruje wszystkie czynności od momentu złożenia zamówienia przez klienta, aż do otrzymania przez niego towaru lub usługi.

5 korzyści, które oferuje Ci system składania zamówień Magento

Płynne zarządzanie zamówieniami

Jedną z najważniejszych korzyści z wdrożenia systemu OMS jest usprawnienie płynności zarządzania składanymi zamówieniami. Dzięki oprogramowaniu jesteś w stanie na bieżąco kontrolować poszczególne etapy procesu, bez konieczności dopytywania o niego pracowników lub samodzielnego ich kontrolowania. Gwarantuje to, że zachodzi on bez braków informacyjnych i niepotrzebnych przestojów.

Dlaczego płynność jest taka ważna? Ponieważ dotyka nie tylko przedsiębiorcę, ale również klienta. Jeśli zarządzanie zamówieniami byłoby niepłynne i coś zakłócałoby cały proces, np. okazywałoby się, że w magazynie nie ma zamówionego przez klienta produktu, mógłby on zrazić się do Twojej marki i nie zechcieć w przyszłości dokonać u Ciebie zakupu.

Centralna obsługa klienta

W przypadku systemu zarządzania zamówieniami Magento wszystkie informacje o klientach i zamówieniach są zgromadzone w jednym miejscu. Każda osoba pracująca w obsłudze klienta ma dostęp do informacji na temat jego zamówień i preferencji zakupowych. Dzięki temu potrafi odpowiedzieć na wszystkie pytania związane z wysyłką i dostawą produktu. Może również anulować zamówienie lub wprowadzić w nim zmiany, jeśli klient sobie tego zażyczy. Sprawia to, że osoba odpowiedzialna za kontakt z klientem, czuje się pewniej, bo ma pod ręką istotne, szczegółowe dane.

Centralna obsługa umożliwia Ci również powiadamianie klienta o stanie jego zamówienia. To ważne, aby otrzymywał informacje o całym przebiegu transakcji, ponieważ oferuje mu to pewność, że realizacja jego zamówienia jest w toku, firma traktuje go poważnie i może on przygotować się do odbioru przesyłki w określonym czasie.

Pełna obsługa omnichannel

Taka sama jakość obsługi niezależnie od kanału, który wybierze klient, jest obowiązkowa w dzisiejszym prowadzeniu sprzedaży online. Nie ważne więc, czy klient kupuje produkty z dostawą do domu, czy decyduje się na inną opcję. Transakcja powinna przebiegać dokładnie w taki sam przemyślany sposób.

Współczesny klient oczekuje, że proces realizacji zamówienia będzie dostosowany do niego – określonego czasu i miejsca. Wypełnienie tego oferuje omnichannel, a każdy punkt styku obsługi z klientem jest doskonałą okazją na budowanie pozytywnych relacji i zaangażowania. Dzięki Magento omnichannel zyskujesz różne opcje wysyłki towarów: ze sklepu na wskazany adres, do sklepu – BOPIS (buy online, pick up in store) i inne możliwości. Masz więc gwarancję, że klient znajdzie opcję dla siebie.

Magazyn centralny o globalnym zasięgu

Wielu przedsiębiorców prowadzących sprzedaż e-Commerce stawia na globalny rozwój swojego biznesu. Znacząco zwiększa to ich możliwości. Dzięki odpowiedniemu systemowi do zarządzania zamówieniami obsługa tak rozbudowanego e-sklepu jest dużo łatwiejsza niż wcześniej. Pokazuje on na żywo aktualny stan centralnego magazynu oraz wszystkich innych mniejszych przechowalni towarów. Umożliwia to wysyłkę do klienta z miejsca znajdującego się najbliżej jego lokalizacji oraz wybór optymalnego sposobu dostawy. Informacje o globalnej kontroli zapasów są również widoczne dla klientów, którzy mogą przeglądać je w czasie rzeczywistym, dowiadując się, gdzie mogą kupić interesujące ich produkty.

Co więcej, jeśli zarządzasz kilkoma kanałami sprzedaży, dzięki systemowi do zarządzania zamówieniami Magento zyskasz bardziej szczegółową kontrolę nad swoimi zapasami. Np. będziesz mógł określić, które produkty i w jakich kanałach cieszą się największą popularnością wśród Twoich klientów. Pozwoli Ci to ustalić kluczowe miejsca sprzedaży danych dóbr lub usług np. podczas wyprzedaży.

Integracja z innymi systemami

W funkcjonowaniu platformy e-commerce bardzo ważne jest jej współdziałanie z innym programami wykorzystywanym przez firmę. Kompatybilność zapewnia dokładność wykonywanych operacji i ich koordynację. Tak właśnie dzieje się w przypadku systemu zarządzania zamówieniami Magento. Oferuje on nie tylko przetwarzanie zamówień, ale także połączenie z innymi narzędziami IT, mającymi wpływ na obsługę i doświadczenia klienta, które wynosi podczas kontaktu ze sklepem.

System zarządzania zamówieniami – dlaczego warto?

Wiesz już, że we współczesnym prowadzeniu e-handlu nie chodzi jedynie o rozmiar przedsięwzięcia, ale przede wszystkim o umiejętne i wielopłaszczyznowe zarządzanie. To ono jest kluczem do sukcesu niezależnie od rodzaju sprzedawanych produktów lub usług. Jeśli więc posiadasz wiele sklepów, magazynów albo kanałów sprzedaży (w tym np. różnych stron internetowych w kilku krajach), postaw na ich integrację. Umożliwi Ci to scentralizowane zarządzanie za pomocą systemu Magento. Dzięki niemu będziesz bez przeszkód sprawować pieczę nad wszystkimi zamówieniami w jednym miejscu.

Dla dużych firm takie rozwiązanie często jest oczywistym krokiem w rozwoju swojej działalności. Jednak z takiej opcji mogą skorzystać także mniejsze firmy, którym zależy na większej kontroli procesów zachodzących wewnątrz przedsiębiorstwa związanych bezpośrednio z zamówieniami. Co więcej, w miarę rozwoju działalności, tego typu system okaże się coraz bardziej niezbędny i zapewni Ci dostosowywanie go do swoich nowych wymagań. Pamiętaj, wysokojakościowa obsługa klienta to najważniejsza kwestia w prowadzeniu dobrego biznesu. Jeśli więc możesz ją poprawić, tym samym usprawniając swoją pracę, znaczy to, że trafiłeś na naprawdę warte uwagi rozwiązanie!