Czym jest e-procurement?

Podczas prowadzenia działalności handlowej w internecie warto zapoznać się z ważnymi terminami, które opisują zjawiska i metody umożliwiające lub usprawniające pracę. Należy do nich pojęcie e-procurement, które dotyczy dokonywania zakupów właśnie drogą elektroniczną. Wchodzi więc w skład dziedziny e-biznesu. Charakteryzuje się szeregiem rozwiązań, które warto wdrożyć w swojej działalności. Zobacz, czym dokładnie jest e-procurement i w jaki sposób z niego skorzystać.

E-procurement – definicja

Jak już wspomnieliśmy, sam termin e-procurement oznacza dokonywanie zakupów drogą elektroniczną. Może się to odbywać przez stronę internetową, aplikację mobilną lub za pośrednictwem platform zakupowych. Dotyczy zarówno transakcji w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Polega na zintegrowaniu i zarządzaniu działaniami związanymi z elektronicznymi zamówieniami.

E-procurement spełnia trzy główne funkcje w całym procesie zakupowym:

1. Odpowiada za jego automatyzację – obejmuje zaopatrzenie firmy na wszystkich jej szczeblach. Nie tylko w asortyment sprzedażowy, ale także ten potrzebny do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, w tym m.in. za obieg dokumentów, wystawianie e-faktur, korzystanie z e-podpisu itp.

2. Kontroluje zakupy – e-procurement umożliwia planowanie, koordynację i monitorowanie procesu zakupowego. W tym kontrolę budżetu. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za dokonywanie zakupów mogą zająć się np. bardziej strategicznym wyborem dostawców i skupić się na współpracy, zamiast poświęcać czas na budżetowanie i planowanie całej akcji.

3. Standaryzuje asortyment – z e-procurement wdraża się także weryfikację kupowanych towarów i budżetu dostawców. Dzięki temu możesz liczyć na zaplanowaną i efektywniejszą współpracę ze swoimi dostawcami.

Z rozwiązań e-procurement bardzo chętnie korzystają sprzedawcy z sektora B2B, ponieważ zapewnia im sprawniejsze prowadzenie biznesu, a nawet uzyskanie oszczędności.

E-procurement – działanie w praktyce

W jaki sposób skorzystać z rozwiązań e-procurement w praktyce? Przede wszystkim powinno się zastosować działania e-procurement do tego, aby sklep działał bez przestojów. Powinien też kupować towary w atrakcyjnych cenach. Musi być zdolny do kontrolowania swoich zapasów – posiadać system magazynowy, który wskaże, które produkty należy uzupełnić. E-sklep powinien również rozliczać zamówienia za pomocą systemu ERP lub systemu rozliczeń z różnymi dostawcami. Jeśli natomiast zależy Ci na aktywnym poszukiwaniu jeszcze lepszych ofert handlowych i dostawców, skorzystaj z rozwiązań e-sourcing, które wspomoże e-procurement.

Trzy główne funkcje, które spełnia e-procurement w praktyce B2B przekładają się na trzy procesy. Należy do nich:

1. Analiza sprzedaży, stanów magazynowych oraz tworzenie prognoz na podstawie wcześniejszych transakcji dokonywanych z dostawcami.

2. Tworzenie spisu i ewaluacja dostawców. System oceni obecnych dostawców, znajdzie nowych, przetworzy informacje o warunkach handlowych, limitach kredytowych, czy terminach realizacji dostawy.

3. W zaawansowanych systemach istnieje możliwość stworzenia elektronicznego obiegu dokumentów. Może to być nieskomplikowane workflow lub zaawansowane rozwiązanie, które umożliwi Ci wymianę faktur cyfrowych.

Jak zbudować e-procurement? Można to zrobić już za sprawą prostego ERP. Dzięki niemu otrzymasz informacje o stanie magazynowym i wielkości sprzedaży. Poznasz również dostawców, ich ofertę oraz ceny. W takim systemie z niedużym nakładem kosztów skonfigurujesz mechanizmy śledzące Twoje zapasy i kontrolujące ich stan na podstawie nadanych kryteriów. System samodzielnie wygeneruje zamówienia na uzupełnienie asortymentu. Co więcej, sprawdzi także, czy u konkretnego kontrahenta (dostawcy) masz jeszcze niewykorzystany limit kredytowy. A w przypadku trudności w odpowiedni sposób zarządzi zamówieniami i złoży je do odpowiedniego dostawcy.

E-procuremet może wykorzystywać obecne już w firmie oprogramowanie, nowozakupione, specjalistyczne aplikacji lub korzystać z zewnętrznego oprogramowania firm oferujących usługi procurementowe. Zależnie od wybranego rozwiązania możesz odpowiednio zautomatyzować proces zakupowy i pozyskiwania towarów. Ciekawym wykorzystaniem e-procurement są także przetargi online. Odbywają się one na specjalnych platformach internetowych, na których zakupu dokonuje się na aukcjach. Tak, jak w przypadku klasycznej aukcji – zwycięża najwyższa złożona oferta. Aukcje mogą być otwarte lub zamknięte. W pierwszym przypadku oferta skierowana jest do wszystkich. Z kolei w drugim skorzystać mogą jedynie wybrani odbiorcy. Odwrotne w stosunku do aukcji zastosowanie procurementu jest w przypadku targów. Na nich w odpowiedzi na zapytania ofertowe, dostawcy przedstawiają najniższą cenę swoich towarów. Dzięki temu można nabyć asortyment po bardzo korzystnych cenach. Targi również mogą cechować się otwartym lub zamkniętym charakterem.

Wykorzystanie e-procurement w klasycznym sklepie internetowym a w modelu opartym na wysyłce zewnętrznej

W klasycznym modelu sklepu internetowego zdaniem strony internetowej jest przyciągnięcie klienta, zaprezentowanie mu oferty, przyjęcie zamówienia i umożliwienie mu dokonania zapłaty przez dostępne zewnętrzne metody płatności. Złożone przez witrynę zamówienia uszeregowuje się w listę wysyłek. Następnie kompletuje się zamówione produkty i przygotowuje paczki. W tym samym czasie generuje się listy przewozowe i wysyła do klienta powiadomienia o realizacji zamówienia. Sprzedawany towar pozyskuje się do swojego magazynu przed sprzedażą. Wykorzystuje się na niego dostępny budżet oraz magazynuje produkty w przeznaczonym do tego miejscu. Rozliczanie i kontrola stanów magazynowych odbywa się na backendzie sklepu. W przypadku bardziej zaawansowanych modeli działalności dokonuje się ich w systemie ERP lub w ERP z elementami WMS.

Jeśli jednak sklep działa w modelu fulfillment lub dropshippingu, w których zewnętrzna firma zajmuje się wysyłką zamówionych towarów, w prostszy sposób można skorzystać z rozwiązań e-procurement. Kiedy zintegrujesz swój system zamówień z dostawcą fulfilment wiele zadań zrealizuje się automatycznie. Zyskasz więc dodatkowy czas i zasoby na udoskonalenie swojego sposobu prowadzenia sklepu, np. wyszukanie nowych dostawców. Nadal jednak trzeba będzie popracować nad robieniem zakupów na stock, ponieważ tej kwestii nie da się jeszcze w pełni zautomatyzować w tym modelu. Z kolei w przypadku dropshippingu, dzięki automatyzacji, zamówienia przesyła się od klienta wprost do dostawcy. Bardzo prosta jest więc implementacja e-procurement.

Jak wdrożyć rozwiązania z zakresu e-procurement?

Zdecydowałeś się na wykorzystanie e-procurement w swojej firmie? Zanim jednak to zrobisz, przeanalizuj swoją sytuację. Upewnij się, czy Twoi obecni dostawcy korzystają z tego typu systemów. To bardzo ważne, ponieważ muszą mieć możliwość zintegrowania swojego systemu z Twoim. Sprawdź także, czy Twoja firma jest gotowa na takie innowacje. Możesz przeprowadzić test. Weź udział w aukcji i oceń swój potencjalny zysk. Następnie sprawdź, w których działach firmy najłatwiej będzie Ci wprowadzić powtarzalne zakupy.

Pamiętaj również, aby przeprowadzić research wśród firm oferujących usługi e-procurement. Jeśli w swoim portfolio będą posiadały znaczących i dużych klientów, może to świadczyć o ich rzetelności i profesjonalizmie. Upewnij się także, czy dany usługodawca zna się na Twojej branży i czy potowarzyszy Ci także w trakcie rozwoju Twojej firmy.

Zalety rozwiązań e-procurement

Na koniec poznaj podstawowe zalety e-procurement, które są ostatecznym pretekstem do tego, aby skorzystać z takich rozwiązań w swojej działalności.

• Przydatna jest przede wszystkim standaryzacja i automatyzacja procesu zamawiania towarów do swojego sklepu. Dzięki temu skracasz czas potrzebny na skompletowanie odpowiedniej liczby asortymentu i na rozliczenie z dostawcami.

• Unikasz błędów i konieczności ciągłej kontroli swojego budżetu podczas składania zamówień.

• Oszczędzasz czas, który możesz spożytkować na rozwój swojej firmy. W tym m.in. na znalezienie i stworzenie optymalnego łańcucha dostawców.

• Dbasz nie tylko o swoje finanse i wygodę, ale także o ekologię. Dzięki minimalizacji papierowego obiegu dokumentów i zastępowanie go dokumentacją w wersji elektronicznej.

To najważniejsze plusy rozwiązań e-proceurement. Jednak stawiając na ich zastosowanie, z pewnością dostrzeżesz jeszcze więcej zalet.