Czym jest system WMS i jakie są jego zadania?

Jeżeli prowadzisz sklep internetowy albo po prostu przechowujesz i sprzedajesz produkty, potrzebujesz systemu WMS do zarządzania produktami, które znajdują się w Twoim magazynie i zamówieniami, które otrzymujesz od klientów. Skrót WMS w terminologii logistycznej oznacza warehouse management system, czyli system do zarządzania magazynem. W tym wpisie wyjaśnimy, co trzeba wiedzieć o systemach WMS i do czego służą te narzędzia.

Jeśli niedawno zacząłeś prowadzić sklep i nie masz zbyt wielu produktów w ofercie, możesz samodzielnie zajmować się logistyką i magazynowaniem towaru. Wszystko się zmienia, gdy firma zaczyna się rozwijać i musisz przechowywać dziesiątki, setki, a nawet tysiące produktów w magazynie. Zarządzanie taką ilością towaru ręcznie jest praktycznie niewykonalne. W takiej sytuacji przyda się WMS.

WMS – co to? 

Są to cyfrowe narzędzia zaprojektowane, aby pomagać sprzedawcom, dystrybutorom i firmom logistycznym w organizowaniu pracy w magazynach. Systemy WML, w zależności od oferowanych możliwości, mogą pomóc Ci w:

• zarządzaniu łańcuchami dostaw,
• śledzeniu i monitorowaniu produktów w magazynie,
• zarządzaniu zamówieniami od klientów,
• przygotowywaniu paczek do wysyłki (np. system WMS może instruować pracowników, gdzie znajdują się towary, które powinny trafić do danego klienta),
• zarządzaniu pracą zespołu magazynierów,
• wysyłaniu zamówień.

Najlepsze systemy WMS automatyzują zdecydowaną większość codziennej pracy, dzięki czemu Twoja firma może zaoszczędzić dużo czasu na zarządzaniu produktami i zamówieniami.

Jak zacząć korzystać z systemu WMS?

Platformy WMS działają podobnie do oprogramowania ERP. Nie da się ich po prostu pobrać i zacząć od razu z nich korzystać. System WMS musi być dostosowany do potrzeb i specyfiki danej firmy. Oznacza to konieczność poświęcenia kilku tygodni, aby takie oprogramowanie mogło spełniać swoją rolę.

Dzisiaj większość platform WMS działa w chmurze, co skraca czas niezbędny na wdrożenie systemu. Dla przykładu SnapFulfill, brytyjski system WMS działający w chmurze, szacuje, że proces wdrożeniowy powinien potrwać około 45 dni. Chmurowe systemy WMS są również w pełni skalowalne i łatwo dopasowują się do potrzeb firmy – rozwijają się razem z nią i to bez potrzeby znaczących inwestycji w infrastrukturę IT. To, co jest natomiast niezbędne, to przynajmniej jeden doświadczony specjalista IT, który wie, jak działają systemy WMS.

WMS logistyka – jakie funkcje pełni taki system?

Systemy WMS mają za zadanie ułatwiać lub wręcz automatyzować wszystkie czynności związane z pracą magazynu, w tym:

• przyjmowanie towaru,
• przygotowywanie, wysyłkę i śledzenie zamówień,
• dostawy i inne procedury związane z obsługą klienta,
• zarządzanie zwrotami i reklamacjami,
• audyt i monitorowanie stanów magazynowych (w czasie rzeczywistym),
• weryfikowanie poprawności danych (np. kody EAN, kody kresowe itp.).

Dostępne są także rozbudowane moduły analityczne i raportujące, dzięki czemu masz łatwy wgląd w stan i pracę magazynu. 

Jakie korzyści oferują systemy WMS?

Znasz już główną korzyść – oszczędność czasu. Mając jednak do dyspozycji zaawansowany system WMS, możesz również zwiększyć wydajność swojego magazynu (takie oprogramowanie pozwala wyeliminować opóźnienia i pomyłki w realizacji zamówień, często też magazyny pracujące na WMS wysyłają więcej paczek każdego dnia). Dodatkowo WMS umożliwia współpracę z operatorem logistycznym, np. firmą fulfillmentową, która przejmuje na siebie wszystkie obowiązki związane z magazynem, w tym jego pełny outsourcing. Systemy WMS przydają się również w kwestiach księgowo-podatkowych.

Trzy rodzaje systemów WMS

O pierwszym rodzaju już powiedzieliśmy – są to chmurowe systemy WMS. Dzięki tej technologii są one skalowalne i też często tańsze niż inny rodzaj tego oprogramowania, czyli systemy samodzielne (en. standalone). Takie systemy wymagają instalacji na Twoim sprzęcie komputerowym, nie są łatwo skalowalne i często wymagają nieco więcej pracy. Ostatni rodzaj to oprogramowanie ERP. Wiele z tych narzędzi ma wbudowane moduły WMS, co oznacza, że masz dostęp do wszystkich zasobów w swojej firmie z poziomu jednego narzędzia. Jednak to najbardziej zaawansowane rozwiązanie, głównie dla dużych firm.

Jak wybrać system WMS?

Pierwsza kwestia to, czy faktycznie potrzebujesz takiego systemu? Jeśli wysyłasz kilkadziesiąt zamówień miesięcznie, prawdopodobnie będzie to zbędny koszt. Jeśli z kolei czujesz, że nie dajesz już sobie rady z logistyką, to dobry znak, że WMS się przyda. Na ogół ma to miejsce przy około 600-1000 zamówień miesięcznie.

Porównaj dostępne opcje; dowiedz się, jakie systemy są dostępne w Twoim kraju i zobacz, co oferują. Wybierz rozwiązanie najlepiej odpowiadające na potrzeby Twojej firmy. Po trzecie, dowiedz się, jak wygląda implementacja – co musisz zrobić? Czy dostawca oprogramowania Ci pomoże? Czy masz kogoś, kto może poprowadzić ten proces od strony technicznej? Dzięki odpowiedziom na te pytania łatwiej będzie Ci podjąć dobrą decyzję.