Dobre praktyki wdrożenia systemu MDM (Master Data Management)

Czym jest MDM? Angielskie rozwinięcie skrótu to Master Data Management, czyli zarządzanie danymi. Zgodnie z definicją Garntera jest to złożona koncepcja, opierająca się na technologii, w której biznes i IT współpracują ze sobą nierozłącznie, zapewniając jednolitość, dokładność, spójność semantyczną, sprawne zarządzanie i odpowiedzialność za wspólne zasoby danych podstawowych w przedsiębiorstwie.

Zarówno niewielkie firmy, jak i globalne przedsiębiorstwa coraz bardziej próbują zwiększyć swoją wartość biznesową dzięki usprawnianiu zarządzania danymi. Tego typu działania doskonale obrazuje branża telekomunikacyjna, w której niezwykle ważny jest sprawny przepływ danych. W sytuacji, kiedy poszczególne działy nie miałyby ze sobą tego typu łączności, zdarzałoby się, że klient korzystający z usług operatora telekomunikacyjnego, otrzymywałby osobne rachunki za każdą usługę (np. na różnego rodzaju połączenia krajowe i zagraniczne). Co więcej, wskutek niespójności danych prawdopodobne jest, że otrzymywałby także  wiadomości z ofertami, na które już się zapisał. Wszystko to byłyby niedopuszczalne błędy w obsłudze klienta, które wskazywałyby na błędne i nieprofesjonalne zarządzanie danymi.

Tego typu niespójność nie tyczy się jedynie wyżej wspomnianej branży, ale wielu innych sektorów biznesowych na całym świecie. Bez integracji systemów, zachodzi powielanie danych, co bezpośrednio przekłada się na niezdolność organizacji do sprawnej i efektywnej obsługi klientów i rodzi ich poważne frustracje.

Aby zapobiec tego typu sytuacjom, warto więc skorzystać z rozwiązania MDM. Pomoże ono w zarządzaniu jakością oraz spójnością elementów danych. Pozwoli również przemodelować strategię danych, która jest niezbędna do przyspieszenia rozwoju firmy. Zobacz więc, w jak w poprawny sposób wdrożyć  Master Data Management i dlaczego przyda się w Twojej firmie!

Na czym dokładnie polega MDM?

Koncepcja MDM obejmuje zarówno sferę IT, jak i funkcje biznesowe. Z perspektywy biznesu odnosi się do określenia krytycznych zasobów danych organizacji i zarządzania nimi, a także do tworzenia jednego źródła informacji dla wszystkich tych zasobów. Obejmuje więc dane analityczne i dane referencyjne, pomagające podejmować kluczowe decyzje. Z kolei z punktu widzenia IT, MDM odnosi się do zestawu narzędzi, pomagających w standaryzowaniu danych, eliminowaniu zduplikowanych rekordów i przechowywaniu ich w pliku głównym. Należy jednak podkreślić, że nie wszystkie dane są danymi podstawowymi.

Czym są Master Data?

Master Data to po prostu dane podstawowe. Aby wyjaśnić, czym dokładnie są, warto się przyjrzeć pozostałym danym, które dokładnie nam to pokażą. Zacznijmy od danych nieustrukturyzowanych.

Dane nieustrukturyzowane tworzy cały zakres danych przechowywanych w różnych formatach. Są to więc białe księgi, repozytoria intranetowe, wiadomości e-mail, filmy itp., a także materiały w postaci plików PDF, specyfikacji produktów i innych materiałów marketingowych.

Kolejną partią danych są dane transakcyjne. Należą do nich zarówno dane pieniężne, jak i niepieniężne, pochodzące z działalności biznesowej. Są to więc wszelkiego rodzaju raporty sprzedaży, dostawy, faktury, reklamacje, pokwitowania wydania towaru i inne tego typu elementy. W przeciwieństwie do danych podstawowych dane transakcyjne opierają się na czasie i często służą innym systemom jako niezbędna część analizy.

Innym istotnym rodzajem danych są metadane. Obejmują specyfikację plików, nazwy obrazów, tagi itp. Mogą znajdować się w repozytorium lub pozostawać nieskategoryzowane w plikach dziennika, raportach, w dokumentach XML i w innych formatach.

Zadaniem danych hierarchicznych jest określanie relacji między punktami danych. Najczęściej jest to więc część oddzielnego systemu, opisów struktur organizacyjnych firmy lub informacji o produktach.

I ostatnim, niezbędnym do wytłumaczenia rodzajem danych, są dane referencyjne. Należą do specjalnej kategorii danych podstawowych, które wiążą dane z informacjami spoza przedsiębiorstwa. Najczęściej posiadają krzyżowe połączenie z głównymi lub transakcyjnymi zbiorami danych.

Teraz kiedy znasz już wszystkie ważne rodzaj danych w firmie, możemy przejść do sedna omawianego zaganiania, czyli danych podstawowych. MD są to, jak nazwa wskazuje, podstawowe dane dotyczące filarów organizacyjnych – klientów, produktów, dostawców, lokalizacji i aktywów. Tego typu informacje zmieniają się niezwykle rzadko. Warto podkreślić, że dane podstawowe nie obejmują danych transakcyjnych, mimo że opisują same transakcje.

4 dobre praktyki wdrażania MDM

1. Sponsoring wykonawczy

Na wstępie rozpoczęcia procesu wdrażania MDM warto pamiętać, że projekt z pewnością zakończy się fiaskiem, jeśli będzie opierał się jedynie na sferze informatycznej. Oczywiście może on przynieść korzyści techniczne, jednak bez dostarczenia odpowiedniej wartości biznesowej, MDM nie zapewni taktycznej wydajności. Dlatego też podobnie jak w przypadku innych projektów w przedsiębiorstwach, zapewnienie sponsoringu wykonawczego to najlepsze rozwianie na dostosowanie priorytetów IT i biznesowych.

2. Wdrażanie etapowe

W implementacji rozwiązania chodzi przede wszystkim o tym, żeby wykonywać ją sekwencyjnie. Warto więc zacząć od opracowania biznesowych przypadków użycia aż po zakup odpowiednich narzędzi. Zanim więc wdrożysz MDM w swojej firmie, ustal cele dla każdej fazy i nadaj priorytety przepływom pracy o dużej zależności. Pomoże to w usprawnieniu całego projektu.

Dla przykładu Twoją natychmiastową potrzebą biznesową może być wyczyszczenie danych e-mail, aby sprawnie przeprowadzić kampanię e-mailową. Jest to więc priorytetem w stosunku do konsolidacji numerów kontaktowych.

3. Standaryzowana semantyka

Ponieważ w każdym przedsiębiorstwie pojawia się ogromna potrzeba wykorzystywania zoptymalizowanej analizy i raportowania, często mamy do czynienia z integracją danych z wielu źródeł z centralną hurtownią danych. Jednak mimo to w danych pojawiają się rozbieżności związane z ich nazwami. Okazuje się często, że terminy używane są w różnych plikach i w różnym kontekście – przykładowo „klient” i „produkt”. Tego typu niespójność prowadzi do powstawania niewiarygodnych raportów, a nawet luk w całej firmowej komunikacji. Z tego powodu należy zadbać o standaryzację semantyki, która powinna być ustalana jako priorytet na początku każdego projektu wdrożeniowego MDM.

4. Współpraca z interesariuszami

Niestety zarządzanie jakością danych to trudne zadanie. Aby uzyskać jak najlepsze wyniki, specjaliści trudniący się tym fachem ściśle współpracują z kluczowymi interesariuszami z różnych zespołów. Od członków zespołu biznesowego, przez zespoły IT, dostawców po integratorów systemów. To bardzo ważne, aby uniknąć chaosu.

Wiesz już, na czym należy się skupić, aby poprawnie wdrożyć MDM. Jednak wykorzystanie wszystkich wskazówek może okazać się ciężkim wyzwaniem. Szczególnie jeśli Twoja organizacja nie jest przyzwyczajona do wprowadzania częstych zmian, a praca pomiędzy zespołami nie zawsze przebiega sprawnie. Z tego powodu warto więc rozważyć skorzystanie z pomocy partnera wdrożeniowego, który pomoże Ci w usprawnieniu przepływów pracy, ustaleniu realistycznych celów wdrożeniowych, a także wytyczy dla Ciebie jasno określoną mapę projektu, dzięki której krok po kroku będziesz wiedzieć, co robić. Takie rozwiązanie w połączeniu z wysiłkiem wszystkich członków, szybko dostosowaną kulturą organizacyjną i dobrze ugruntowanymi celami biznesowymi,  umożliwi szybkie wdrożenie systemu MDM. Zacznie on działać sprawnie, ułatwi wykorzystanie pomysłów marketingowców, poprawi interoperacyjność danych i w końcu – zapewni wyższe efekty biznesowe.