E-procurement jako podstawa platformy B2B

E-procurement w przypadku firm o złożonych strukturach jest narzędziem niezastąpionym. Pojęcie to jest ściśle związane z elektronicznym procesem zamówień i zaopatrzenia. Rozwiązanie ma na celu wsparcie tego procesu w różnych obszarach działania przedsiębiorstwa takich jak choćby monitorowanie procesu zakupów, ustandaryzowanie asortymentu dostawców oraz odbiorców, lepsze planowanie zasobów oraz gromadzenie elektronicznej dokumentacji. W warunkach polskich okazuje się, iż pojęcie to jest często nieznane lub lekceważone, jednak rola właściwie wdrożonego systemu jest kluczowa niemal dla każdego przedsiębiorstwa.

Podstawowe korzyści wdrożenia systemu e-procurement

1. Automatyzacja procesu zakupowego – e-procurement obejmuje cały proces zaopatrzeniowy w organizacji na wszystkich jej poziomach,
2. Efektywniejsza kontrola zakupów poprzez właściwe przydzielenie ról, uprawnień oraz kwot zakupowych – dzięki systemowi nie ma konieczności odręcznego pisania maili do każdego zamówienia lecz każda osoba w firmie może realizować zamówienia w ramach przydzielonych jej zasobów. W efekcie uwolniony zostaje departament zakupów, który może skoncentrować się na strategicznym wyborze dostawców oraz monitorowaniu współpracy.
3. Ustandaryzowanie asortymentu – przy okazji wdrożenia e-procurement ułatwiona zostaje weryfikacja kupowanego asortymentu oraz portfela dostawców usprawniając tym samym planowanie zakupów i współpracę z dostawcami.
4. Łatwiejsze monitorowanie procesu zakupów  – dzięki łatwemu wglądowi na każdym etapie procesu zamówień oraz jednolitemu systemowi e-procurement pozwala na wychwycenie wszelkich powstałych nieprawidłowości oraz ich zapobieganiu.

Jak w praktyce wygląda wykorzystanie systemu e-procurement

System wspiera różne obszary działania przedsiębiorstwa. W ramach systemu każdy użytkownik ma możliwość zarządzania własnymi listami ulubionych produktów, możliwe jest ustalenie kto i za ile może w firmie zamawiać artykuły. Pozwala również na łatwą identyfikację co i w jakich ilościach zamawia dany dział przedsiębiorstwa. Dzięki temu w szybki i łatwy sposób możliwe zidentyfikowanie wszystkich miejsc powstawania kosztów, oraz ustalenie odpowiedzialności za poszczególne zakupy.

W ramach e-procurement istnieje możliwość przypisania odpowiednich budżetów dla poszczególnych miejsc powstawania kosztów, co ułatwia planowanie zakupów. Istnieje również możliwość zautomatyzowania zgód do zakupu określonego asortymentu oraz poruszania się w ramach określonego budżetu.

Właściwie wdrożony e-procurement powinien pozwalać również na nadawanie własnych numerów dla poszczególnego asortymentu, co usprawnia proces zamawiania produktów. Oprócz nadania numerów powinna być również możliwość wyszukiwania asortymentu po nadanych numerach.

Często wykorzystywaną funkcją w ramach funkcjonowania systemu e-procurement jest również możliwość zaczytywania kodów za pomocą skanera, w ten sposób eliminowane są potencjalne błędy przy wprowadzaniu kodów EAN podczas składania masowego zamówienia w systemie.

Dobrze wdrożony system e-procurement powinien również pozwalać na składanie zamówień bezpośrednio z systemu ERP zamawiającego, np. poprzez wymianę plików XML lub csv. W ten sposób skracany jest czas konieczny do realizacji zamówienia.

Czy wdrażać system typu e-procurement?

Reasumując wdrożenie systemu e-procurement dla platformy B2B niesie ze sobą szereg niepowtarzalnych korzyści. Wdrożenie tego typu systemu powinno zostać zawsze rozważone w przypadku przedsiębiorstw o  złożonych strukturach organizacyjnych.