Integracja systemów informatycznych

Prowadzenie działalności e-commerce nie jest możliwe bez odpowiednich systemów informatycznych. Rozwiązania IT stosuje się do obsługi wielu procesów np. w branży sprzedażowej. Od zamawiania asortymentu, przez obsługę informacji produktowych, proces składania zamówień po ich wysyłkę oraz odnotowanie stanu magazynowego. Systemy IT determinują więc sposób funkcjonowania całej firmy. Często jednak pojawia się potrzeba przeprowadzenia integracji systemów informatycznych, tak aby mogły działać wspólnie, a nie jako zupełnie niezależne od siebie programy. 

Taka sytuacja pojawia się szczególnie w firmach, w których używa się osobnych systemów do obsługi procesu zakupowego, klientów, zarządzania zasobami oraz obsługi  księgowości. Każdy z nich posiada odrębne funkcje i odmienne właściwości, dlatego ciężko jest zawrzeć je w jednym oprogramowaniu. Na szczęście istnieje właśnie proces integracji wielu systemów informatycznych, któxry rozstrzyga problematyczną kwestię. Dzięki takiemu działaniu zupełnie różne systemy mogą się ze sobą komunikować i efektywnie współpracować. Mimo że różnią się swoim przeznaczeniem, często korzystają z takich samych danych i przede wszystkim tych samych urządzeń. Nie ma więc żadnych przeszkód, aby je ze sobą połączyć. W jaki sposób przeprowadzić tego typu integrację systemów informatycznych? Zobacz, na co warto zwrócić uwagę.

Sprawdź, kiedy powinieneś zintegrować systemy informatyczne

Nawet jeśli nie prowadzisz dużej firmy, w której znajduje się kilka osobnych działów, najprawdopodobniej korzystasz z kilku oprogramowań jednocześnie. Nie ważna jest przecież sama wielkość Twojego przedsiębiorstwa, ale jego profil i złożoność działalności. Prowadzisz sprzedaż detaliczną lub hurtową? W obydwu przypadkach niezbędna jest integracja.

Integrację systemów przeprowadza się wtedy, kiedy zależy Ci na scaleniu wszystkich odmiennych rozwiązań informatycznych. Dzięki takiemu działaniu możesz m.in. poprawić komunikację pomiędzy poszczególnymi oddziałami firmy lub zadbać o szybką i łatwą wymianę danych pomiędzy swoimi różnymi systemami. Jeśli więc zależy Ci na sprawnym przekazywaniu danych przez swoich pracowników lub samemu potrzebujesz mieć łatwy dostęp do informacji o swoich produktach, postaw na integrację. Podobnie w przypadku wprowadzania nowych rozwiązań informatycznych. Niezależnie od jego przeznaczenia, jeśli zdecydujesz się na zakup nowego oprogramowania, aby poprawnie funkcjonowało z pozostałymi systemami, powinieneś przeprowadzić integrację. Dzięki niej będziesz posiadać bardziej ekonomiczne rozwiązania, ponieważ zmniejsza ona koszty utrzymania wielu różnych systemów. Ponadto zaoszczędza czas na przechodzenie pomiędzy programami  i poszukiwanie informacji w różnych systemach. 

Co dokładnie oferuje integracja systemów informatycznych?

Przede wszystkim zapewnia spójność danych, np. tych dotyczących klientów. Nie muszą być one powielane w licznych systemach. Dzięki temu unika się w nich błędów, np. literówki w nazwisku klienta, czy nieaktualnego adresu do wysyłki. Integracja zapewnia także wygodę w używaniu danych. Są one wprowadzane i edytowane w jednym systemie, a następnie aktualizowane w pozostałych. Ponadto pojawia się możliwość wykorzystywania tych samych danych w różnych celach, np. do konstruowania sprawozdań i raportów oraz do obsługi zamówienia. Istotna jest także wspomniana wcześniej komunikacja. Integracja oferuje możliwość przekazywania wszystkich informacji pomiędzy pracownikami firmy. Jeden dział może więc bez przeszkód udostępnić dane drugiemu działowi. 

Jak wygląda integracja systemów informatycznych?

Warto podkreślić, że sama integracja systemów nie zawsze jest łatwym procesem. Nie wszystkie osobne rozwiązania informatyczne są odpowiednio przystosowane do szybkiego połączenia ich z innymi. Usługi programistyczne niekiedy wymagają naprawdę skomplikowanych działań, które muszą być przeprowadzone przez profesjonalistów. Wszystko więc zależy od rodzaju Twojego oprogramowania. Dlatego, zanim zabierzesz się za samą integrację, dokładni przyjrzyj się wszystkim, które już posiadasz. 

Czym dokładnie jest integracja systemów informatycznych? To przede wszystkim stworzenie połączenia pomiędzy odrębnymi systemami. Korzyści płynące z takiego działania powinny przewyższać  korzyści z posiadania odrębnych rozwiązań. Musi to być działanie bardziej opłacalne pod wieloma względami, nie tylko finansowymi. Takie ogólne wyjaśnienie pozwala więc zadecydować Ci, czy przeprowadzić integrację w swojej firmie. 

Jaki proces integracji jest najłatwiejszy? Przede wszystkim taki, który łączy różne oprogramowania o otwartym kodzie źródłowym – open source. Stosunkowo proste dla programistów są także rozwiązania posiadające interfejs API. W zdecydowany sposób ułatwia on przeprowadzenie procesu integracji. Jeśli jednak Twoje oprogramowanie wygląda inaczej, nie znaczy to, że nie możesz go zintegrować. Okazuje się, że rzadko kiedy natrafia się na system, który się do tego nie nadaje. Większość z nich wykazuje możliwości integracyjne z innymi programami  IT. Wymaga to większego doświadczenia, włożenia pracy i przeznaczenia większej ilości środków finansowych, jednak efekt najczęściej jest zadowalający. 

Rodzaje integracji systemów informatycznych – integracja jednostronna i dwustronna 

Istnieją dwa rodzaje integracji systemów informatycznych. Dzielą się one na integrację jednostronną i integrację dwustronną. Czym różnią się między sobą?

W integracji jednostronnej dane płyną tylko w jednym kierunku. Oznacza to, że jeden z systemów wysyła je, a drugi odbiera. To prosty sposób integracji, który zazwyczaj jest wystarczający. Łączy on kluczowe obszary działalności firmy i zapewnia jej płynne funkcjonowanie. Jest to rozwiązanie dużo tańsze od integracji dwustronnej. Pozwala więc na zaoszczędzenie nakładów finansowych, które są ponoszone na usługi programistyczne. 

Integracja dwustronna polega natomiast na kompleksowym połączeniu wielu systemów. Każdy z integrowanych systemów wysyła i odbiera dane. Tego typu rozwiązanie  jest bardziej efektywne od jednostronnej integracji, ale też i dużo droższe. Oferuje ona więcej funkcjonalności i dotyczy większej ilości podsystemów, zapewniając pełną komunikację. 

Pamiętaj, aby przed wykonaniem integracji systemów informatycznych w swojej firmie wybrać jej odpowiedni rodzaj – zgodnie ze swoim zapotrzebowaniem. Zanim podejmiesz ostateczną decyzję, weź pod uwagę koszty, które trzeba będzie ponieść, przydatność całego rozwiązania oraz możliwości i właściwości obecnego oprogramowania. Wszystko to będzie miało znaczenie podczas przeprowadzania integracji. Wpłynie też na jej ostateczny efekt i Twoje zadowolenie. Pamiętaj, że poprawnie przeprowadzone scalenie systemów przyniesie wiele korzyści w krótkim czasie, dlatego warto postawić na takie rozwiązanie!