Jak przeprowadzić wdrożenia B2B?

Prowadzisz działalność handlową i chcesz rozpocząć ją także w Internecie? Zainteresowanie uruchomieniem platform B2B jest coraz większe. Dlaczego tak się dzieje? Okazuje się, że standardem we współpracy pomiędzy firmami staje się komunikacja przez system B2B. Jest ona dużo szybsza i wygodniejsza dla obydwu stron. Co więcej, klienci również odnoszą korzyści z takiego rozwiązania. Dzięki platformie B2B można też zmaksymalizować efektywność swoich procesów biznesowych. Jak to zrobić? Poznaj skuteczny sposób na przeprowadzenie wdrożenia systemu B2B i zastosuj go w swojej firmie.

Zwalcz obawy przed wprowadzeniem platformy B2B w swojej firmie

Nie każdy lubi zmiany, nawet jeśli są dobre. Często przed ostatecznym podjęciem decyzji o wdrożeniu platformy zakupowej powstrzymują nas różne obawy. Strach przed niepowodzeniem. Obawa, że nasi kontrahenci wcale nie będą z niej korzystać. A także lęk przed poniesieniem dużych kosztów wdrożenia systemu.

Na szczęście wszystkie obawy są do zwalczenia. Nie można przejmować się niepowodzeniem, ponieważ z takim podejściem, nie podejmie się żadnego kroku. Większość funkcjonujących na rynku firm ma za sobą wiele wdrożeń różnych systemów informatycznych. Niektóre z pewnością zakończyły się fiaskiem. Jednak nie można patrzeć na nowości jedynie przez pryzmat niepowodzeń. Jeśli skorzysta się z wiedzy profesjonalistów, wybierze odpowiednią platformę B2B i zadba się o jej o poprawne wdrożenie, zyska się spokój, że działanie będzie przeprowadzone poprawnie.

Jeśli natomiast boisz się, że Twoi klienci nie będą korzystać z nowego rozwiązania, zanim podejmiesz decyzję, przeprowadź wnikliwą analizę sytuacji. Sprawdź, jakich masz kontrahentów i jakie sposoby transakcji odpowiadają im najbardziej. Możesz przeprowadzić ankietę lub porozmawiać z nimi przy najbliższej okazji.

Koszt platformy jest z kolei ryzykiem, na które musisz się zdecydować. Bez odpowiedniego budżetu, nie wprowadzisz nowego rozwiązania. W tym przypadku również warto przeprowadzić analizę. Najlepiej analizę kosztów do korzyści (ang. flow & drip). Pamiętaj również, że możesz skorzystać z zewnętrznych źródeł finansowania. Istnieją programy, które umożliwią Ci leasing czy wzięcie kredytu technologicznego. Wszystko zależy od Twoich preferencji i dobrego rozeznania w temacie.

Jakie korzyści biznesowe można osiągnąć dzięki wprowadzeniu platformy B2B?

Korzyści z wprowadzenia platformy zakupowej jest naprawdę dużo. Jednak do najważniejszych należy przede wszystkim:

• Możliwość zautomatyzowania wszystkich procesów biznesowych. Wśród nich mieści się skrócenie czasu przyjmowania zamówień, automatyczne zmienianie statusu zamówienia, księgowanie otrzymanych wpłat, aktualizowanie informacji o stanach magazynowych).

• Przejrzystość procesu zakupowego i całego sposobu pracy w działach zakupowych.

• Możliwość wprowadzenia segmentacji klientów – podzielenia ich na odpowiednie kategorie i spersonalizowanie ich oferty.

• Zwiększenie przychodów firmy dzięki możliwości internetowego dokonywania zakupów, stosowaniu różnego rodzaju promocji, docierania do odpowiednich grup odbiorców.

Efektywne uruchomienie i działanie systemu B2B zależy jednak od kilku elementów. Muszą one wystąpić w trakcie całego procesu wdrażania rozwiązania – od pojawienia się inicjatywy do zakończenia realizacji projektu i jego późniejszego biznesowego rozwoju. Co do nich należy? Poznaj 7 właściwych kroków wdrożenia platformy B2B.

Krok 1: Pomysł biznesowy i stworzenie  wstępnej koncepcji wdrożenia systemu B2B

Skąd wziąć pomysł na wdrożenie systemu? Jeśli czytasz ten artykuł, oznacza to, że już o nim pomyślałeś. Inspiracji nie trzeba daleko szukać. Wystarczy zaobserwować działania konkurencji i skupić się na obecnych trendach rynkowych, aby zobaczyć, że znaczna część biznesów przenosi się do środowiska online. Jeśli masz wątpliwości, podpytaj też swoich klientów, gdzie wygodnie jest im robić zakupy. Może też okazać się, że Twoi pracownicy chcą wprowadzić innowacyjne rozwiązania, które ułatwią im pracę.

Niezależnie od tego, skąd ostatecznie weźmiesz pomysł, pamiętaj, aby projektem od początku zajmowała się jedna osoba. To ona powinna odpowiadać za kontakty z resztą zespołu i zajmować się sprawami formalno-organizacyjnymi. W skład zespołu wdrożeniowego powinni wchodzić pracownicy z różnych działów. Dzięki temu będziecie mieć interdyscyplinarne spojrzenie na sprawę i każdy z przedstawicieli będzie mógł podkreślić to, co dla tego typu pracowników jest najważniejsze. Na etapie zebrań zespołu powinna powstać koncepcja biznesowa i techniczna. Nie musi od razu przybierać kształtu profesjonalnego dokumentu. Ważne, aby uwzględniała listę oczekiwań wszystkich zainteresowanych działów.

Krok 2: Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej

Analiza przedwdrożeniowa jest kluczowym krokiem dla całego projektu. Po etapie przygotowania wstępnej koncepcji do zespołu należy zaprosić potencjalnego wykonawcę projektu. W końcu t on będzie odpowiadał za opracowanie planu i całkowity efekt przedsięwzięcia. Jak wybrać odpowiednią firmę, która się tym zajmie? Po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej, na podstawie otrzymanych dokumentów, warto wybrać odpowiednią osobę, która będzie w stanie sprostać postawionym wymaganiom.

Analizę można przeprowadzić na dwa sposoby – standardowy lub rozszerzony. Sposób standardowy polega na przeprowadzeniu kilku spotkań z pracownikami  w formie kilkugodzinnych warsztatów. Dzięki wspólnemu działaniu powstają następujące dokumenty:

• Specyfikacja funkcjonalna – opis tego, jak platforma powinna działań i jakie funkcje powinna pełnić.

• Specyfikacja techniczna – po przeprowadzeniu konsultacji z działem IT powstaje lista wymagań technicznych, którym musi sprostać platforma. Są to najczęściej wskazówki na temat technologii, realizacji, tworzenia baz danych i innych istotnych elementów.

• Specyfikacja integracji – to jeden z najważniejszych elementów. Od niego zależy skuteczność i efektywność zintegrowani systemów wewnętrznych (ERP, WMS) i systemów dostawców zewnętrznych.

• Diagramy procesów biznesowych i modele poszczególnych modułów systemu.

• Makiety platformy – zobrazują one rozmieszczenie informacji w całej platformie B2B.

• Analiza flow & drip – jej wyniki pokażą, w jakim czasie zwróci się inwestycja w platformę. Analizie poddaje się wszystkie procesy zachodzące w firmie, po to też, by wyłonić te które warte zoptymalizowania.

Krok 3: Wybór wykonawcy projektu

Zanim postawisz na danego wykonawcę, oprócz tego, czy spełnia wszystkie Twoje wymagania, zwróć uwagę na to, jak się z nim dogadujesz. To bardzo ważne, ponieważ od odpowiedniej komunikacji zależy powodzenie praktycznie każdego przedsięwzięcia.

Ważne są również kompetencje danej firmy oferującej usługi wdrażania platform B2B. Zwróć więc uwagę na jej portfolio, czy prowadzone projekty były podobne do Twojego, czy firma radzi sobie w skomplikowanych działaniach. Upewni się też, że posiada odpowiednie zasoby do prowadzenia kilku projektów jednocześnie, aby nie okazało się, że czas Twojego oczekiwania będzie dłużył się w nieskończoność.

Krok 4: Realizacja projektu – wdrożenie platformy B2B

Podczas tego etapu największa odpowiedzialność i największa część pracy spoczywa na wykonawcy. Zadbaj o regularność kontaktów i spotkań. Ustalcie terminy realizacji poszczególnych etapów, tak aby widoczne były efekty prowadzonych prac. Jeśli podczas realizacji pojawiają się problemy, rozwiązujcie je na bieżąco. Zagwarantuje to szybkie uporanie się z niewygodną kwestią. Nie odbije się też na Waszej dalszej współpracy i całym efekcie.

Krok 5: Przeprowadzenie testów działania systemu B2B

Nadszedł moment sprawdzenia stworzonej platformy handlu online. Po przetestowaniu działania systemu przez wykonawcę powinieneś otrzymać stosowne dokumenty (raporty) potwierdzające wykonanie testów. Po tym przychodzi Twoja kolej. Pierwsze testy z Twoimi klientami powinny odbywać się pod czujnym okiem wykonawcy projektu. Następnie samodzielnie testujesz system. Najlepiej zrobić to korzystając z 2-3 klientów testowych. Dobrze, jeśli będą to zaprzyjaźnione z Tobą firmy, którym możesz zaufać. Dzięki temu nie będziesz miał problemu z przygotowaniem ich na wystąpienie ewentualnych błędów w Twoim nowym oprogramowaniu. Dokonując pierwszych zakupów, klienci testowi przejdą przez cały proces realizacji zamówienia. Dzięki temu, jeśli pojawią się jakieś usterki, szybko dadzą Ci o nich znać.

Krok 6: Produkcyjne uruchomienie platformy B2B

Skoro testy masz już za sobą, nadszedł czas na wprowadzenie ostatecznych poprawek. System jest już gotowy do oficjalnego startu, czyli produkcyjnego uruchomienia. Pamiętaj, aby zorganizować szkolenie dla swoich kluczowych klientów. Pokaż im, jak działa platforma i w jaki sposób mogą z niej korzystać. W tym celu możesz rozesłać do nich maila z odpowiednią instrukcją postępowania lub zorganizować indywidualne spotkanie. Pamiętaj, że jednym z czynników sukcesu podczas wprowadzania platformy B2B jest jej dobra prezentacja. Nie tylko na zewnątrz, ale i wewnątrz swojego przedsiębiorstwa.

Krok 7: Utrzymanie i rozwój platformy B2B

Samo uruchomienie platformy to dopiero początek sukcesu. Teraz najważniejsze jest jej odpowiednie utrzymywanie. Musisz zadbać o poprawne funkcjonowanie systemu, czyli przede wszystkim o bezawaryjną obsługę klientów. Stale monitoruj zachodzące w niej działania. Słuchaj swoich klientów, jeśli zgłaszają Ci ewentualne nieprawidłowości. Jeżeli planujesz wprowadzanie zmian i rozbudowę funkcji, rób to z wyprzedzeniem. Projekt wdrożenia platformy B2B zawsze warto podzielić na etapy. Pierwsza wersja nie musi przecież posiadać od razu wszystkich funkcji, które sobie założyłeś. Zmiany powinno się wprowadzać partiami, aby nie zarzucać użytkowników mnóstwem nowości na raz.

Pamiętaj, że najważniejsze podczas wdrażania platformy B2B jest posiadanie szerokiej perspektywy. Musisz więc „wejść w buty” swoich pracowników, klientów, dostawców i wszystkich innych partnerów, z którymi podejmujesz lub w przyszłości podejmiesz współpracę.