Najlepsze metody rozliczeń agencja – klient
Współpraca pomiędzy agencją a klientem posiada wiele punktów stycznych, które należy ustalić już na samym początku podejmowania działania. Jedną z najważniejszych do omówienia kwestii jest metoda rozliczeń. Powinna być dobrana tak, aby każda ze stron była usatysfakcjonowana. W innym przypadku będzie rzutować to na efektywność całej współpracy.
Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie? Przy wycenie serwisów internetowych i systemów e-commerce można się oprzeć na dwóch najpopularniejszych metodach: wycenie według stałej ceny (fixed-price) lub na rozliczeniu godzinowym (time & material). Każda metoda ma zarówno swoje plusy, jak i minusy. Decydując się na jedną z nich, trzeba pamiętać o tym, że konkretny wybór pociągnie ze sobą konkretną metodę prowadzenia projektu. Który więc model wybrać? Sprawdź, jaki będzie najbardziej odpowiedni dla Ciebie.
Fixed-price – wycena serwisu internetowego oraz sklepu online
Wycena według stałej ceny, z ang. fixed-price, to najczęściej stosowana metoda w realizacji projektu. Proces sprzedażowy rozpoczyna się zebraniem wszystkich istotnych informacji od klienta w postaci briefu, a następnie konsultacji tych danych z agencją i ustaleniu szczegółów współpracy. Moment konsultacji jest niezwykle ważny i wymaga eksperckiego podejścia pracowników agencji, aby jak najlepiej wypełnić rolę profesjonalnego doradcy swojego klienta.
Warto pamiętać, że klient nie zawsze zna się na tworzeniu oprogramowania, dlatego niejednokrotnie trzeba mu tłumaczyć funkcjonowanie platform e-commerce od podstaw. Dlatego właśnie na etapie konsultacji należy ustalić szczegółowe cele i zakres wykonywanych prac. W przypadku działalności e-commerce i innych serwisów internetowych często ma się do czynienia ze trudnymi wdrożeniami. Rzeczywistość on-line podlega nieustannym zmianom i wymaga szybkiego zarządzania zmianami w systemie. Niestety niektóre tych funkcji mogą być odmiennie pojmowane przez agencję i przez klienta. Tego powodu należy zadbać o to, aby szczegółowo je zdefiniować. Np. warto ustalić, czym jest oddanie „gotowego” i w pełni funkcjonującego sklepu e-commerce. Czy jest to platforma z wprowadzonym już contentem, czy może klient musi stworzyć treści we własnym zakresie? Czy „gotowy” sklep online działa na serwerze testowym agencji, czy jest już zainstalowaną i przetestowaną aplikacja na docelowym serwerze klienta? Na te i wiele innych pytań trzeba odpowiedzieć właśnie na etapie konsultacji briefu.
Oszacowanie ryzyka, czyli ograniczenie niepewności związanej z wyceną
Oszacowanie ryzyka polega m.in. na ustaleniu marginesu bezpieczeństwa po stronie agencji. Jest to szczególnie istotne przy dużym poziomie ogólności definiowania wymagań w stosunku do systemu. Im większy jest poziom niepewności, tym większy jest przedział cenowy w wycenie, powodujący jej finalny wzrost. Często więc w jej składowych pojawia się od 20 do 50% zapas na nieprzewidziane sytuacje, które nagle mogą wystąpić.
Jak uniknąć nieokreślonych wcześniej wymagań i ograniczyć poziom ewentualnego ryzyka? Zanim przedstawisz klientowi swój brief, przemyśl pytania, które chcesz mu zadać. Skonstruuj je tak, aby udzielone na nie odpowiedzi w największym stopniu rozwiewały wątpliwości. Najlepiej zrób to w formie kwestionariusza, który wspólnie będziecie mogli omówić na etapie konsultacji lub razem wypełnić podczas spotkania. Warto więc przeznaczyć część budżetu na etap przedprojektowy oraz na analizę techniczną i funkcjonalną. Dzięki temu powstanie funkcjonalny opis systemu, zawierający bardzo dokładny opis potrzebnych opcji. Na tym etapie możesz również przeprowadzić analizę integracji z zewnętrznymi systemami oraz migrację danych z używanego wcześniej rozwiązania. Jeśli wszystkie te elementy zawrzesz w waszych ogólnych ustaleniach, łatwiej będzie Ci wycenić całość projektu.
Zalety i wady metody fixed-price
Sposób wyceny fixed-price jest najczęściej stosowanym rozwiązaniem na polskim rynku. Posiada jednak liczne ograniczenia, które są istotne szczególnie z perspektywy agencji. Należy do nich:
Stosunkowo długi czas, który należy poświęcić na przedwdrożeniową analizę projektu – funkcjonalną i techniczną.
Konieczność wykonania z góry sprecyzowanego systemu. W wyniku tego projekt jest mało elastyczny i ciężko wprowadzać zmiany podczas jego prowadzenia.
Potrzeba szerokiej wiedzy klienta, który musi dokładnie wiedzieć, czego oczekuje i jaki chce uzyskać efekt końcowy.
Tego typu ograniczenia powodują, że wycena fixed-price stosuje się przede wszystkim tam, gdzie najważniejszą cechą nie jest innowacyjność systemu oraz tam, gdzie z góry określone są sztywne wymagania, np. przy tworzeniu sklepów e-commerce. Jeśli jednak projekt wymaga bardziej niestandardowych rozwiązań i nie można z góry przewidzieć, jaki będzie finalny efekt, lepiej skorzystać z innej metody rozliczeń.
Time & material – elastyczny model wyceny projektu
Przystępując do tworzenia zaawansowanego projektu, który jest bardzo innowacyjny, niedookreślony, a podczas jego tworzenia może wymagać ciągłego dostosowywania i wprowadzania zmian, jako metodę rozliczania lepiej wybrać metodę time & material. Tego typu podejście zakłada rozliczenie za każdą godzinę pracy zespołu agencyjnego nad danym projektem. Usługa rozliczana jest na koniec miesiąca na podstawie przepracowanej liczby godzin oraz ustalonej stawki godzinowej. Dzięki takiemu rozwiązaniu zarówno agencja, jak i klient odnosi korzyści.
Możliwe jest szybkie rozpoczęcie prac, jeszcze przed określeniem finalnego wyglądu i działania systemu.
Projekt jest bardzo elastyczny na zmiany, które mogą być wprowadzane w każdym momencie jego tworzenia.
Cena projektu może okazać się niższa niż w przypadku metody fixed-price, ponieważ po stronie agencji jest ograniczone ryzyko.
Jednak, podobnie jak poprzednia metoda, także time & material ma swoje wady. Częstym problemem, trudnym do zrozumienia przez klienta, jest niemożliwość określenia z góry finalnego efektu oraz poniesionych kosztów. Takie podejście wymaga również dużego zaufania do agencji i wysokiej świadomości klienta, który musi mieć przekonanie, że oddaje swój projekt w profesjonalne ręce. Tego typu metoda rozliczeń częściej pojawia się wśród klientów zagranicznych niż polskich.
Fixed-price vs time & material – którą metodę wybrać?
W fixed-price wykorzystuje się metodyki z modeli kaskadowych – waterfall. Zakładają one realizację kolejnych występujących po sobie faz projektu, bez wracania do poprzednich zakończonych już etapów. Nie jest to jednak wymóg konieczny i także w tym przypadku można zachować większą elastyczność, stosując np. podejście Agile jednak w swojej nieco ograniczonej formie.
W modelu time & material wykorzystuje się metodyki zwinne w typie Agile (Scrum i XP) oraz incremental development, czyli programowanie narastające. Praca polega na cyklicznych spotkaniach całego zespołu pracującego nad danym projektem i ustalaniu kolejnych prac, mających doprowadzić do osiągnięcia ostatecznego efektu.
Na wybór, której metody rozliczeń postawić? Wybór nie zawsze jest prosty, ponieważ oba modele przynoszą określone korzyści, ale niosą też pewne zagrożenia. Warto jednak zasugerować się poniższymi wskaźnikami:
Rodzaj projektu
Stała cena (fixed-price) – jeśli projekt jest z góry określony i ma mniejszy poziom innowacyjności.
Rozliczenie godzinowe (time & material) – do projektu o wysokiej zmienności i innowacyjności.
Koszty przerprojektowe
Stała cena (fixed-price) – długi czas na analizę przed wdrożeniem projektu.
Rozliczenie godzinowe (time & material) – krótki czas lub brak czasu na analizę przed wdrożeniem projektu.
Elastyczność na zmiany
Stała cena (fixed-price) – niska elastyczność na zmiany podczas projektu.
Rozliczenie godzinowe (time & material) – wysoka elastyczność na zmiany podczas projektu.
Ilość ryzyka zawarta w cenie
Stała cena (fixed-price) – potrzeba zapewnienia zapasu bezpieczeństwa na ewentualne ryzyko, które może podnieść cenę projektu.
Rozliczenie godzinowe (time & material) – brak ryzyka po stronie agencji, co powoduje mniejszą wycenę za pojedynczą roboczogodzinę.
Sposoby prowadzenia projektu (metodyka)
Stała cena (fixed-price) – działanie zgodnie z metodyką waterfall i Agile
Rozliczenie godzinowe (time & material) – działanie zgodnie z metodykami zwinnymi Agile
Wiedza i świadomość klienta
Stała cena (fixed-price) – konieczność posiadania dużej wiedzy i umiejętności określenia finalnego wyglądu projektu przez klienta
Rozliczenie godzinowe (time & material) – mniejsza wiedza dotycząca określenia finalnego wyglądu projektu.
