Najlepszy system B2B – co powinien zawierać?

Czym wyróżnia się system B2B spośród innych systemów do obsługi działalności online? Jego znaczącą cechą jest to, że odróżnia się go od systemu B2C, który jest bardziej popularny i często łatwiejszy do wdrożenia. Jednak przede wszystkim platforma B2B, w przeciwieństwie do innych obsługujących klientów detalicznych, posiada możliwość obsługi  kilkuset klientów, którzy cyklicznie składają wysokowartościowe zamówienia na określone towary. Mimo że tego typu transakcji jest mniej niż w przypadku obsługi sklepu B2C, kwoty zamówień są zdecydowanie wyższe. Z tego też względu specyfika sprzedaży w sektorze B2B wymaga odpowiedniego narzędzia dostosowanego do jej charakteru. Jak więc powinien wyglądać i czym charakteryzować się najlepszy system B2B?

Jak wygląda system B2B

Najważniejszym zadaniem systemu B2B jest wspieranie funkcjonowania kluczowych procesów przedsiębiorstwa. Dobrze dobrana platforma powinna przyspieszać i ułatwiać wszystkiego typu działania z uwzględnieniem ich priorytetyzacji. Dlatego, zanim podejmie się ostateczną decyzję o wyborze systemu, warto rozważyć kilka parametrów, które powinien on posiadać. Co wchodzi w ich skład?

Obsługa zamówień

Należy pamiętać, że w działalności business to business każde zamówienie jest spersonalizowane i może znacząco różnić się od pozostałych. Składając zamówienie w systemie, klient musi mieć możliwość dostosowania go do swoich indywidualnych potrzeb. Z tego względu systemy B2B powinny być bardzo elastyczne. Ich zadaniem jest ułatwienie procesu składania zapytania ofertowego i samego przygotowania tej oferty, a także uproszczenie ewentualnego kontaktu z dostawcą. Ponadto w tego typu platformach często też ustala się dodatkowe parametry jak np. rabaty, zniżki dla wybranych grup produktów, czy minimalną kwotę sprzedaży. Wszystko to po to, aby wyeliminować stratę czasu na nierentowne dla dwóch stron transakcje.

Rozliczanie transakcji i wystawianie faktur

W jaki sposób stwierdzić, że proces rozliczania i fakturowania zamówień jest sprawny i wygodny w obsłudze? Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na to, czy posiada on ustandaryzowane API, które umożliwi wymianę danych o zamówieniach i transferach pieniędzy pomiędzy różnymi systemami. Co więcej, platforma B2B powinna być w stanie rozpoznać, skąd pochodzi złożone zamówienie – czy od klienta indywidualnego, czy od firmy. Jest to istotne, ponieważ ze względu na rodzaj transakcji dostosowuje się odpowiedni podatek VAT. 

Aby system faktycznie ułatwiał pracę, powinien posiadać możliwość automatycznej obsługi wielu czynności, np. natychmiastowego przesyłania do odpowiednich systemów  kopii złożonych zamówień. To ważne, ponieważ im więcej czynności będzie zautomatyzowanych, tym bardziej platforma usprawni pracę całego przedsiębiorstwa.

Dystrybucja zamówień i kontrola magazynu

Jeśli posiadasz kilka lub kilkanaście magazynów zlokalizowanych na terenie całego kraju, zdajesz sobie sprawę, jak ważny jest przepływ informacji o aktualnym stanie magazynowym. By zachować płynność sprzedaży, musi istnieć centralny punkt zarządzania posiadanymi produktami. W tej kwestii również z pomocą przychodzi sprawny system B2B, który umożliwia pilnowanie całego procesu zamówienia towaru  – od momentu przyjęcia zlecenia, przez jego realizacje, aż po wysyłkę. Dzięki kontroli magazynów za pomocą platformy jesteś na bieżąco informowany o zmianie statusu zamówienia, dostępności wybranych produktów, a nawet o możliwości wysłania paczki z punktu położonego najbliżej lokalizacji Twojego klienta. 

Zarządzanie bazą klientów

Jeśli posiada się odpowiedni system B2B nie trzeba tworzyć osobnej bazy swoich klientów. Wszystkie ich dane oraz inne istotne informacje i szczegóły na temat zamówień, znajdują się w jednym miejscu. Dobra platforma umożliwia też dzielenie klientów ze względu na częstotliwość składania zapytań ofertowych lub ze względu na poziom wysokości kwoty zamówień. Dzięki takiej segmentacji możesz celniej dostosować do swoich kontrahentów ofertę i sprawiać, by była bardziej spersonalizowana. Możesz także zachęcić ich do kolejnych zakupów, oferując odpowiednio dobrane rabaty.

Generowanie cyfrowej dokumentacji

Dobry system B2B powinien mieć możliwość automatycznego generowania wielu rodzajów potrzebnych dokumentów. W  tym raportów ze sprzedaży, uwzględniających dokładne wyniki i parametry, które następnie byłyby odpowiednio sortowane i przechowywane. To ważne przy prowadzeniu precyzyjnej dokumentacji firmy. Warto pamiętać, że obecnie zdigitalizowana forma dokumentacji jest wystarczająca i nie ma potrzeby przechowywania jej drukowanej wersji. Pomaga to zaoszczędzić  miejsce i czas potrzebny na przygotowywanie dokumentów.

Wymienione cechy są nieodłącznymi elementami dobrego systemu dla branży B2B. Jeśli więc Twoja platforma nie ułatwia Ci realizacji tego typu zadań, warto zastanowić się nad jej aktualizacją lub wymianą na inną. Wybór najlepszego systemu B2B w dużej mierze odpowiada za powodzenie całego przedsiębiorstwa, przekładając się na odnoszone sukcesy. Dzieje się tak, ponieważ jeśli zadba się o „porządek na zapleczu”, poprawia się także jakość i standard obsługi klienta.