Skuteczna analiza biznesowa
W jakim celu firmy wykonują analizę biznesową? Przede wszystkim po to, by zebrać i zinterpretować dane, na podstawie których opracują strategię działań przedsiębiorstwa, ich strukturę, to, w jaki sposób będą przekazywane informacje oraz aby ustalić jakimi zasobami dysponują. Analiza biznesowa jest więc przekrojowym badaniem, które umożliwia zrozumienie specyfiki firmy oraz poznanie jej realnych potrzeb.
Do czego jeszcze służy analiza biznesowa? Jej proces stanowi podstawę etapu wdrażania odpowiedniego dla firmy systemu e-commerce. Dzięki uzyskanym w badaniach wynikom można określić wymagania w stosunku do platformy sprzedażowej, zaplanować proces jej projektowania oraz implementację. Otrzymane podczas analizy biznesowej wyniki wpływają także na późniejszy sukces zaprojektowanego narzędzia sprzedaży, który przyczyni się do rozwoju działań B2B, B2C oraz omnichannel i tym samym pozwoli wzmocnić pozycję danej marki na rynku dóbr i usług.
Od czego rozpocząć analizę biznesową?
Aby zapewnić powodzenie podczas przeprowadzania analizy biznesowej, proces należy odpowiednio zaplanować. Tym od czego trzeba rozpocząć pracę, jest unikalne badanie przedsiębiorstwa. Odnosi się on do kluczowych obszarów działalności firmy, największą wagę przykładając do głównego obszaru działań przedsiębiorstwa. Np. produkcji, handlu lub dystrybucji towarów. Dzięki wyłonieniu wszystkich cech firmy można zaprojektować system e-commerce ściśle dopasowany do danej branży i warunków biznesowych.
Co trzeba wziąć pod uwagę, przeprowadzając unikalne badanie przedsiębiorstwa? Na początku należy skupić się na otoczeniu firmy, dzieląc je na wewnętrzny i zewnętrzny obszar. Wewnętrznym otoczeniem firmy będą przedstawiciele handlowi, pracownicy działu sprzedaży i zakupów oraz pracownicy magazynu. Wśród otoczenia zewnętrznego wyróżnimy klientów, dostawców, serwisantów i firmy kurierskie. Ponadto konieczne jest określenie wartości i celi krótko oraz długofalowych. Opisanie sposobów funkcjonowania w ramach struktury organizacyjnej. Wyłonienie głównych uczestników systemu (pracowników, klientów, dostawców, serwisantów itp.), obiektów działających w ramach bieżących procesów oraz uwzględnienie wszystkich aktualnie wykorzystywanych systemów informatycznych.
Po zakończeniu etapu unikalnego badania przedsiębiorstwa przystępuje się do właściwych kroków analizy biznesowej.
Jak przebiega skuteczna analiza biznesowa?
Najważniejszą zasadą podczas prowadzenia jakichkolwiek działań analitycznych jest zapewnienie skutecznej komunikacji całego zespołu analityków z klientem. Wszystkie prace prowadzi się w sposób przekrojowy i usystematyzowany, po kolei przyglądając się poszczególnym obszarom danej firmy. Dzięki takiemu podejściu efekty i wstępne wyniki analizy można zobaczyć po każdym etapie przeprowadzanych prac.
Jakie kroki uwzględnia skuteczna analiza biznesowa?
Pogłębione wywiady z klientem – przeprowadzane są na podstawie specjalnych skryptów. Odbywają się podczas spotkania z klientem. Mogą mieć miejsce podczas osobistych spotkań lub online, a także w trakcie wizyt w siedzibie firmy klienta.
Szczegółowe badanie kluczowych obszarów przedsiębiorstwa – to prace prowadzone przez analityków biznesowych. Opierają się na wynikach wywiadów, analizie organizacji oraz diagnostyce wykorzystywanego dotychczas systemu informatycznego.
Zaangażowanie osób odpowiedzialnych za późniejsze wdrożenie nowego systemu e-commerce – są to pracownicy, którzy będą odpowiadać za działanie i wygląd systemu, np. Graphic Designer, UX Designer, developerzy oraz Project Manager.
Stworzenie dokumentu z precyzyjnym wykazem i opisem rozwiązań z zakresu architektury przedsiębiorstwa.
Wykorzystanie stworzonych diagramów SIPOC, które pomogą w wyłonieniu wszystkich elementów procesów i osób biorących w nich udział.
Stworzenie systemu szczegółowej oceny przydatności projektowanych rozwiązań w systemie e-commerce.
Praca nad workbooiem analizy biznesowej, który szczegółowo zaprezentuje proces całej analizy oraz wyznaczy priorytety we wdrażaniu całego systemu e-commerce.
Wyznaczenie zakresu projektu, czyli sposobu konfiguracji, wykorzystywanych funkcji, rozmiaru integracji z innymi systemami, sposobu wymiany danych, a także rodzaju ich integracji.
Opracowanie harmonogramu projektu, oszacowanie czasu pracy i potrzebnego budżetu oraz ustalenie kryteriów odbioru systemu przez klienta.
Stworzenie dokumentu końcowego, który będzie zrozumiały i dopasowany do rynku, a także zgodny ze standardami norm ISO.
Jak przebiega analiza biznesowa w pierwszym etapie projektowania dedykowanego systemu e-commerce?
Na samym wstępie należy podkreślić, że działalność każdej firmy jest zróżnicowana, dlatego wymaga indywidualnego podejścia w procesie projektowania rozwiązania. Przedsiębiorstwa posiadają różne cele biznesowe, kierują się innymi wewnętrznymi ustaleniami i mają mniej lub bardziej sformalizowane procesy, które realizują w swojej działalności. Systemy informatyczne także działają odmiennie ze względu na specyfikę przedsiębiorstwa. Na funkcjonowanie każdej firmy składają się więc różne obszary, które są kluczowe podczas działań dystrybucyjnych i handlowych. Wśród nich można wyróżnić wygląd oferty, sposób zamawiania towarów, sprzedaż, dostawy, obsługę magazynu oraz np. działanie działu księgowości i finansów. Do nich wszystkich odnoszą się liczne procesy, np. sposób logowania na konto, rejestracja zapytania ofertowego, składnie reklamacji itp. Dzięki analizie biznesowej jesteśmy w stanie usystematyzować grupę tych procesów, które wesprą rozwiązania B2B i zapewnią sprawne działanie sklepów online, stanowiąc pierwszy etap prac nad tworzeniem dedykowanej platformy sprzedażowej.
Przeprowadzając analizę biznesową, można szczegółowo sprawdzić wszystkie procesy zachodzące w firmie, patrząc na nie z perspektywy trzech płaszczyzn:
Front-end – od strony klienta docelowego, czyli po prostu osoby dokonującej zakupy w sklepie internetowym.
Back-end – od strony panelu administratora (osoby zarządzającej platformą e-commerce).
Integracji z systemami zewnętrznymi, z których korzysta firma, np. systemami magazynowymi i księgowymi.
Jakie korzyści niesie ze sobą analiza biznesowa?
Poprawnie przeprowadzona, kompleksowa analiza biznesowa umożliwia zaprojektowanie dedykowanych rozwiązań B2B oraz systemów do sprzedaży online. Dzieje się to dzięki wdrożeniu rozwiązań, które odpowiadają na cele biznesowe danego przedsiębiorstwa.
Wśród głównych korzyści analizy biznesowej wyróżniamy więc:
Wytyczenie kluczowych procesów biznesowych firmy.
Określenie realnych potrzeb i wymagań branży przedsiębiorstwa.
Ustalenie prawnych aspektów, do których musi dostosować się firma w związku z realizowanymi procesami.
Ustalenie zakresu i harmonogramu prac projektowych podczas tworzenia systemu e-commerce.
Wyznaczenie zasobów oraz niezbędnego budżetu do zrealizowania projektu.
Wyznaczenie osób, obiektów oraz najbardziej istotnych procesów firmy dzięki zmapowaniu systemu.
Możliwość wglądu w prace analityczne na każdym etapie prowadzenia badań.
Stworzenie szczegółowego dokumentu końcowego zgodnego z normami ISO.
Chcesz przeprowadzić analizę biznesową w swojej organizacji? Pamiętaj, że trzeba podejść do tego w sposób profesjonalny. Odpowiednio zaprojektowany i rzetelnie przeprowadzony proces analizy biznesowej pomoże Ci poznać szczegółowe wymagania dotyczące sposobu funkcjonowania i możliwości wdrażanego systemu e-commerce już na etapie jego projektowania. To duże udogodnienie, które zapobiegnie komplikacjom mogącym wystąpić w przyszłości. Dotyczy to wymagań, których masz świadomość, a także tych zupełnie niezwiązanych z przeznaczeniem nowego systemu, jednak wpływających na jego prawidłowe funkcjonowanie. Poprawnie przeprowadzona analiza biznesowa nie jest tylko standardowym audytem. Jest przede wszystkim możliwością dogłębnego poznania działania całej firmy i zaproponowania dla niej rozwiązań, które umożliwią osiągnięcie sukcesu za sprawą wdrożenia nowego systemu e-commerce.
