Właściwy sposób wdrożenia platformy B2B

Branżową normą stają platformy B2B funkcjonujące w każdej działalności online. Przeniesienie ciężaru transakcji oraz współpracy jedynie do sieci to prawdopodobnie naturalna kolej rzeczy i przyszłość całego biznesu. Podobnie jak coraz większą sprzedaż notują sklepy B2C, również współpraca pomiędzy firmami odbywać się może na platformie cyfrowej.

Powodem, dla którego tego typu rozwiązania cieszą coraz większą popularnością, są między innymi sposoby finansowania. Możliwe jest pozyskanie dofinansowania z funduszy unijnych. Innymi metodami jest leasing oprogramowania i kredyt technologiczny. Wdrożenie nowej platformy nie musi więc już kojarzyć się z rujnującym finansowo przedsięwzięciem. A dla niektórych firm tego typu rozwiązanie może być nawet powodem decyzji o rozpoczęciu działalności e-commerce i wdrożeniu platformy B2B. 

Wątpliwością, która posiadają firmy przed wdrożeniem, jest często obawa przed niepowodzeniem. Zmiana platformy to skomplikowana operacja, która wymaga wielu działań. Jeśli jednak zostanie wykonana przez profesjonalistów, ryzyko niepowodzenia jest dużo mniejsze. Firma z doświadczeniem będzie w stanie przekonać niezdecydowanych klientów swoim własnym portfolio pełnym udanych wdrożeń. Będą oni również lepiej zorientowani w sposobach, które  zagwarantują zyski z wprowadzenia platformy. Zarówno finansowe, jak i w sprawności funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Jak wdrożenie platformy B2B przyspieszy pracę Twojego biznesu?

Najważniejszym elementem przyspieszającym zyski z działalności e-commerce jest  automatyzacja procesów biznesowych. Polega ona m.in. na skróceniu czasu przyjmowania zamówienia. Zamiast żywej osoby odbierającej zamówienie, co trwa dłużej i niesie ryzyko wkradnięcia się błędów, za zamówienie odpowiedzialny jest system stworzony specjalnie w tym celu. 

Ponadto pojawiają się także inne zalety. Istniejący w formie cyfrowej status zamówienia, zmienia się automatycznie. Można również udostępnić możliwość podglądania jego stanu kontrahentowi. To ciekawa funkcja, którą z pewnością docenią inni przedsiębiorcy, których obowiązują terminy i którzy lubią trzymać rękę na pulsie. 

Co więcej, dzięki automatyzacji otwiera się możliwość błyskawicznego księgowania wpłat i stałej kontroli przepływów pieniężnych. Dzięki temu transakcje mogą być przeprowadzane znacznie szybciej, bez uciążliwego oczekiwania potwierdzeń zapłaty niż w przypadku transakcji tradycyjnych. Przyspieszenie księgowania wpłat zapewnia także szybszą aktualizację stanów magazynowych. Zamiast sprawdzania zaopatrzenia na życzenie, system może wyświetlać go na bieżąco każdemu klientowi o odpowiednich uprawnieniach. Zdejmuje to dodatkowy obowiązek z barków sprzedawcy.

Co jeszcze oferuje system B2B? Zapewnia transparencję, która jest mile widziana przez innych przedsiębiorców. Nie tylko poprawia wizerunek marki, ale również wzbudza w kontrahentach zaufanie i poczucie bezpiecznej współpracy. Firma niemająca nic do ukrycia oznacza, że nie wstydzi się swojego trybu pracy, a także jest z niego na tyle dumna, aby móc pokazać go innym.

Wdrożenie platformy B2B umożliwia szereg opcji. Z perspektywy sektora business-to-business szczególnie istotna jest np. segmentacja klientów. Dzięki niej jesteś w stanie dopasować swój asortyment lub strategię cenową pod określoną grupę klientów. Poprzez wprowadzenie planu sprzedażowego odpowiedniego dla określonych grup możesz maksymalizować przychody, np. ustalając minimalną ilość kupowanych produktów. Zaplanowanie mechanizmów promocyjnych i lojalnościowych to również dobry pomysł na zwiększenie wyników sprzedaży i utrzymanie przy sobie klientów.

Jak zaplanować wdrożenie platformy B2B?

Na udane wdrożenie platformy B2B składa się 7 kroków. Podzielenie wdrożenia na etapy ułatwia pilnowanie każdego kroku i skuteczne dotarcie do celu. Jeśli wdrożenie będzie przeprowadzone systematycznie i skrupulatnie, stres związany z tym przedsięwzięciem zdecydowanie się zmniejszy.

Koncepcja biznesowa

Jak wszystkie realizacje, również i ta musi się zacząć od pomysłu. Najlepiej, jeśli idea wychodzi z działu lub od osoby bezpośrednio związanej z firmą, a nawet z samą sprzedażą. Możesz mieć wtedy pewność, że nie jest to tylko zachcianka, ale faktyczna potrzeba technologiczna, uzasadniona procesami wewnętrznymi wymagającymi poprawy i usprawnienia. Koncepcją, a później projektem, zajmować powinna się jedna osoba lub jeden zespół. Wtedy żadne informacje i decyzje nie zostaną utracone w łańcuchu komunikacyjnym. Wszystkie zaangażowane osoby powinny być związane z funkcjami, których będzie dotyczyć wdrożenie systemu B2B, niezależnie od działu. Przy wstępnym ustaleniach obecny może być również wykonawca wdrożenia – jako konsultant z prawdziwym branżowym doświadczeniem. Ponieważ już na tak wczesnym etapie powstaje zarys koncepcji technicznej.

Analiza wstępna

Analiza wstępna to prawdopodobnie najważniejszy etap przed rozpoczęciem działania. Od niej zależy powodzenia całego projektu. Jeśli wcześniej wykonawca wdrożenia nie brał w nim udziału, teraz jego obecność jest niezbędna. Konsultacja z ekspertem pozwoli skierować projekt na odpowiedni tor. Współpraca ma za zadanie jednoczesną akceptację pomysłów i wymagań firmy wdrażanej, ale również osiągnięcie kompromisów i zgody strony technicznej. W ten sposób zaoszczędzisz pieniądze na redukcji ryzyka niepowodzenia oraz wprowadzania zmian na dalszych etapach. Obie strony – klient i wykonawca, ustalą również zasady współpracy i jej warunki, aby usunąć z wdrożenia wszelkie nieścisłości. 

Na tym etapie wdrożenia platformy online powinny powstać konkretne ustalenia. Na ich podstawie konstruuje się dokumenty, determinujące późniejsze zmiany i działania. Należy określić dokładny sposób funkcjonowania platformy, czyli jej funkcje. Pośród tych wytycznych powinien znajdować się model modułów systemu – w próbie określenia jego wstępnego wyglądu. Oprócz niego należy określić specyfikacje integracji oraz etap, który zdeterminuje powodzenie operacji na polu uruchomienia wszystkich systemów wewnętrznych (ERP, WMS) na nowej platformie B2B. W celu pokrycia wszystkich płaszczyzn należy uzyskać nie tylko wymagania od działu technicznego, ale również diagramy procesów biznesowych. Mile widziane są również makiety oraz analiza flow&drip. Odnosi się ona do prognozy dotyczącej tego, kiedy wdrożenie zwróci się firmie i zacznie przynosić zyski.

Zakontraktowanie wykonawcy

Podczas wyboru firmy wykonawczej należy kierować się jej portfolio oraz ogólnie pojętym profesjonalizmem. Przegląd poprzednich realizacji i referencji to bardzo ważny krok przy  wyborze właściwego partnera biznesowego. Najlepiej, jeśli wykonawca wdrażał już firmy o podobnym rozmiarze i tym samym profilu działalności. Nie można jednak zapomnieć o jakości współpracy i sposobie komunikacji, od którego w trakcie całego procesu zależy najwięcej.

Realizacja

Ten etap to pole popisu dla wykonawcy. Najwięcej pomożesz, jeśli zadbasz o odpowiednią organizację współpracy tak, aby firma zajmująca się wdrożeniem, otrzymała odpowiednie informacje zwrotnie dotyczące ich pracy. Organizacja regularnych spotkań i wspólne rozwiązywanie napotkanych problemów, a także recenzja dotychczasowych osiągnięć to bardzo ważne rozwiązania na etapie realizacji.

Testy

To moment, kiedy system jest gotowy i przekazany do sprawdzenia. Najważniejsze, aby przeszedł on testy u wykonawcy. W końcu specjaliści wiedzą najlepiej, jakie elementy mogą sprawić problemy i czego można spodziewać się po określonych rozwiązaniach. Po wykonaniu zadania odpowiedni zespół może też  przedstawić raporty potwierdzające pozytywne wyniki testów. 

Najdoskonalszym rozwiązaniem są testy wykonane z kilkoma zaufanymi klientami, z którymi utrzymujesz dobre stosunki. Dzięki nim możesz otrzymać szczere informacje zwrotne dotyczące funkcjonowania systemu. Nawet jeśli podczas testów okaże się, że coś jest nie w porządku, nie wpłynie to na opinię klientów o marce. A może nawet spowodować, że klient poczuje się doceniony i ważny, bo liczysz się z jego zdaniem. 

Oficjalny start systemu

Po wstępnych testach producenta, a później odbiorcy, system powinien być gotowy. Wszystkie zmiany zostały wprowadzone a problemy rozwiązane. Klienci biorący udział w testach są zadowoleni. Czas więc na uruchomienie produkcyjne, czyli oficjalny start systemu.

W tym gorącym dla firmy okresie, podczas pierwszych chwil funkcjonowania po wdrożeniu systemu B2B, ważna jest nienaganna promocja zewnętrzna firmy. Należy uzyskać z tej transformacji tak dużo, jak tylko jest to możliwe. 

Drugim elementem, o który trzeba zadbać, jest odpowiednia komunikacja wewnętrzna. Nikt lepiej nie pozna wad i niedociągnięć jak pracownicy, którzy codziennie będą korzystać z platformy. Należy wprowadzić ich w zmiany oraz wykonać szkolenie na nowym systemie. Wszystko to po to, by od pierwszych chwil pracy, funkcjonował w najwyższej wydajności. 

Korzystanie z systemu

Korzystanie z systemu to jego najważniejsza próba. Dopiero jego funkcjonowanie w dłuższym czasie, może przesądzić o powodzeniu całego wdrożenia platformy B2B. Warto więc zbierać opinie klientów, pracowników oraz z wyprzedzeniem planować poprawki i zmiany. Pozwól kontrahentom nauczyć się Twojego systemu, zanim zaczniesz dodawać nowe funkcjonalności.  Nie zniechęcić ich stopniem skomplikowania platformy. Analizuj pracę systemu z kilku perspektyw. Po pierwsze, Twoich klientów. To dla nich została wdrożona nowa platforma, więc to głównie ich chcesz usatysfakcjonować. Miej na uwadze także pracowników, którzy najwięcej będą mieli do czynienia z systemem. Pamiętaj również o dostawcach i partnerach, aby ułatwić im prace w obsłudze i serwisie systemu.