Zarządzanie zapasami w e-Commerce: techniki oszczędzania

Zarządzanie dużą ilością dóbr na sprzedaż to niełatwe zadanie. Najważniejsze jednak, żeby odbywało się ono w sposób niewchodzący w drogę prowadzeniu sprzedaży. Sukces gospodarowania zapasami jest bezpośrednio powiązany z sukcesem w handlu. Magento wychodzi sprzedawcom naprzeciw, zapewniając odpowiednie narzędzia zarządzania zapasami tak, aby usatysfakcjonować zarówno samego sprzedawcę i jego klienta.

Dlaczego zarządzanie zapasami jest ważne?

Podstawą sprawnie działającego przedsiębiorstwa e-commerce jest szybkie reagowanie na złożone zamówienie. Dobre zarządzanie zapasami gwarantuje unikanie sytuacji takich jak wystawianie nieistniejącego produktu czy złe księgowanie sprzedaży. Odpowiednio działający system zapewni Ci również plan awaryjny.

Jak więc oszczędzać przez odpowiednie zarządzanie zapasami? Jeśli przechowujesz towar, którego nie sprzedajesz, to nie zarabiasz pieniędzy. Z drugiej strony, posiadanie ogłoszenia z wyprzedanymi towarem również grozi wydłużonym czasem dostawy towaru i w efekcie niezadowolonym klientem. Przyczynia się to do negatywnego postrzegania Twojego sklepu, tym samym obniżając wartość działań z zakresu UX.

Zarządzanie zapasami i objawy złych praktyk

Brak zcentralizowanego systemu. Jeśli polegasz jedynie na fakturach kupna i potwierdzeniach zamówień, możesz mieć problem z późniejszym porządkiem w rachunkach. System centralny umożliwi Ci śledzenie stanu magazynowego z jednoczesnym porównaniem ilości w zamówieniach. To może być klucz do sukcesu, a już na pewno narzędzie dające duże poczucie komfortu. Automatyzacja tych procesów prowadzi również do dużej oszczędności czasu, ponieważ potrafi zestawić informacje, zwykle rozsiane w różnych dokumentach, w jednym miejscu.

Niewłaściwe rachunki. Czy zdarzyło Ci się kiedyś otrzymać zamówienie na produkty, których faktycznie nie posiadasz w magazynie? Może to prowadzić do wstydliwego anulowania zamówienia, ale przede wszystkim do utraty dobrej reputacji w oczach klienta i na tle konkurencji. Co więcej, może to prowadzić do niepewności w stosunku do reszty zapasów. Utrzymywanie magazynu w stanie porządku to priorytet w e-commerce. Jeśli odręcznie wykonujesz zmiany magazynowe, szybko może dojść do pomyłki. Dlatego potrzebujesz systemu automatycznego, który zrobi to wszystko za Ciebie.

Techniki ułatwiające zarządzanie zapasami

Planuj zapasy na konkretny popyt

Przewidywanie popytu na Twoje produkty, może brzmieć banalnie, ale jest prawdopodobnie najważniejszym elementem dla przyszłości Twojej firmy. Nawet jeśli myślisz, że posiadasz dobry instynkt, system automatyczny może Ci go tylko poprawić. Możliwość oceny sprzedaży, bazująca na danych z przeszłości, będzie dla Ciebie ogromnym ułatwieniem przy planowaniu zakupów towaru.

Przede wszystkim, ewaluacja sprzedaży w konkretnych okresach minionego roku, będzie nieocenioną pomocą w przewidywaniu popytu na rok kolejny. Posiadając zestawienie konkretnych liczb w jednym miejscu, łatwiej będzie Ci ocenić sytuację i podjąć odpowiednią decyzję. Możesz również dokonać prognozy współczynnika konwersji oraz oceny użyteczności reklamy.

Określ minimalny wymagany stan magazynowy

Minimalny wymagany stan ilościowy produktu, znany również jako MSL (Minimum Stock Level),  to stan, poniżej jakiego nie powinien schodzić Twój asortyment. Jeśli ilość towaru spadnie poniżej określonej liczby oznacza to czas na złożenie zamówienie.

Liczba ta zmienia się w zależności od sprzedaży i prognozowanego popytu na dany produkt. Jeśli jednak określisz swój MSL, ułatwi Ci to usystematyzowanie zamówień. Pamiętaj tylko, aby aktualizować MSL raz na jakiś czas, w zależności od warunków handlowych dla Twojej branży.

Utrzymuj odpowiedni poziom zaopatrzenia

Jako kontynuacja dla minimalnego stanu magazynowego ważne jest, aby nie tylko je określić, ale również realizować te zamówienia. Posiadając system centralny, możesz zautomatyzować procesy zamówień według określonych wytycznych. Istnieje możliwość ustawienia powiadomienia o zejściu poniżej konkretnego poziomu stanu magazynowego, jak również ustawienie samoczynnego składania zamówień. To doskonałe narzędzie dla branży posiadającej szeroki asortyment, który trudno kontrolować ręcznie. Szczególnie więc dla branży z sektora B2B.

Ustaw towaru priorytetowy

Priorytetyzacja asortymentu, czyli inaczej grupowanie towaru według popularności, może okazać się ogromnym ułatwieniem dla sprzedawcy e-commerce. Najlepiej dokonać tego według techniki ABC.

Produkty grupy A: bestsellery, stanowiące największy zysk w Twoim sklepie.

Towary grupy B: produkty niebędące tak popularne, ale kosztujące dużo, co czyni je opłacalnymi podczas sprzedaży.

Produkty grupy C: produkty pozostałe, największa część zapasów, sprzedające się, ale nie przykładające się znacząco do głównej linii sprzedaży.

Najwięcej uwagi należy poświęcić grupie A. Grupa B i C może pozostać na drugim planie, gdyż nie przynosi dużych zysków.

Przygotuj plan awaryjny

Planuj według przysłowia „licz na najlepsze, planuj na najgorsze”. Przygotuj się na każdą ewentualność, a z pewnością nie będziesz zaskoczony sytuacją nietypową. Poniżej podaliśmy przykładowe problemy z jakimi możesz się zmierzyć:

• Sprzedaż nagle wzrasta i kończą ci się zapasy,

• Ograniczona przestrzeń w magazynie,

• Źle wyliczone zapasy,

• Twojemu dostawcy kończy się towar,

• Producent zaprzestaje produkcji towaru, który zamawiasz,

• Nieoczekiwane wycofanie produktu z rynku,

• Problemy z finansami.

Planowanie na potrzeby powyższych sytuacji będzie uzależnione od Twojego modelu biznesowego i konkretnych zmiennych w Twoim biznesie. Jednak jako zaradny przedsiębiorca musisz być przygotowany na każdą sytuację.

Zcentralizuj zarządzanie zapasami

Poleganie na długopisie i kartce papieru może nie wystarczyć w czasach technologicznie zaawansowanego handlu. Jeśli chcesz pozostać krok w krok za konkurencją, potrzebujesz systemu zarządzania zapasami w chmurze. To umożliwi Ci kontrolowanie swoich zapasów na bieżąco. Będziesz w stanie sprawdzić, przewidzieć, kontrolować i przekalkulować stan swojego magazynu w czasie rzeczywistym, z jakiegokolwiek miejsca na świecie. Ilość zaoszczędzonego czasu w perspektywie innych obowiązków związanych z prowadzeniem firmy powinien być jednak największym argumentem.

Utrzymuj komunikację z klientem i dostawcą

Prowadzenie magazynu nie sprowadza się tylko do liczb. Chodzi również o utrzymywanie dobrych stosunków zarówno z klientami, jak i dostawcami. Jeśli skończy Ci się towar, musisz mieć pewność, że informacja natychmiast pojawi się w witrynie sklepu. Bądź szczery w kwestii wycofanych produktów, informuj klienta o wszystkim na czas, zapewnij dobrą politykę zwrotów. Wszystko to buduje reputację w oczach klienta.

Jeśli z kolei utrzymasz dobry kontakt z dostawcą, możesz mieć pewność, że w przypadku sytuacji nieoczekiwanej lub kryzysowej, będziesz szybko poinformowany. Wtedy możesz odpowiednio szybko zareagować, poszukać kolejnego dostawcy i poinformować klienta o zaistniałej sytuacji.

Stale kontroluj system odpowiedzialny za zarządzanie zapasami

Nawet, jeśli wszystkie wyżej wymienione wskazówki masz opanowane i wydaje Ci się, że Twój system pracuje jak szwajcarski zegarek, to wciąż musisz przeprowadzać audyty. Zmienia się popyt na produkty wraz ze zmieniającymi się trendami i sezonami. Zmieniają się ceny, a klienci migrują między markami. Musisz pozostać na bieżąco ze wszystkimi zmianami i odpowiednio aktualizować asortyment. W handlu nigdy nie ma odpoczynku.

Rozważ dropshipping

W ostatnich latach dropshipping zyskał reputację dobrego planu B dla sklepu internetowego. Oznacza on, że zamiast samodzielnego przechowywania i wysyłki towaru, robi to za Ciebie producent. Ty zajmujesz się tylko zbieraniem zamówień i przekazywaniem ich dostawcy. Możesz wykorzystać swoją bazę klientów, oszczędzając pieniądze na magazynowaniu i spedycji. Jest to z pewnością opcja do rozważenia, nawet jeśli w ramach alternatywy dla wykorzystywanego przez Ciebie systemu.

Korzystaj z metody FIFO

Metoda FIFO, z angielskiego First In First Out, oznacza, że należy jak najszybciej sprzedać produkt kupiony jako pierwszy. Jest to podwójnie ważne w handlowaniu towarem łatwo się psującym. Dla dobra biznesu nie powinieneś zwlekać ze sprzedażą powoli starzejących się towarów. Naraża Cię to na straty związane z ich przechowywaniem, podczas gdy na ich miejscu mógłby znajdować się nowszy produkt. Również w trakcie magazynowania produkty mogą ulec zniszczeniu, a towar zepsuty ze starości lub przeterminowany może okazać się niemożliwy do sprzedaży.

Potrzebujesz systemu, który jako pierwszy wyświetlać będzie towary najstarsze. Upewnij się, że jesteś na bieżąco z datami spożycia lub aktualnościami oraz z trendami, determinującymi zainteresowanie klienta. Jeśli utrzymasz wysoki współczynnik FIFO, nie narazisz się na straty spowodowane przechowywaniem towaru, który nie będzie natychmiast sprzedawany.

Prowadzenie biznesu e-commerce może być trudniejsze, niż się wydaje. Należy więc sięgać po każde dostępne narzędzie ułatwiające to zadanie. Jeśli istnieje system, który wykona za Ciebie część pracy, a nawet poprawi wyniki sprzedaży, przez zapewnienie konkretnych danych szybko i w jednym miejscu warto z niego skorzystać. Automatyzacja w każdej dziedzinie prowadzenia biznesu, zdecydowanie ułatwia prawidłowe funkcjonowanie organizacji.