Ile kosztuje wdrożenie PIM? – Pimcore lub Akeneo

PIM, czyli Product Information Management, to system, który będzie automatycznie zarządzać Twoją informacją produktową. Proces polega na nawiązaniu połączeniu z zewnętrzną bazą produktów. Oznacza to ściąganie danych do Twoich produktów przygotowanych przez zewnętrzną firmę lub społeczność. Podstawową korzyścią dla Ciebie jest oszczędność czasu i zyskanie złożonych i wolnych od błędów danych produktowych. Jeśli posiadasz szeroką gamę produktów i przeprowadzasz częste zmiany w asortymencie – PIM jest rozwiązaniem dla Ciebie.Ile kosztuje wdrożenie PIM?

To najpopularniejsze pytanie pojawiające się wśród sprzedawców. Ile kosztuje wprowadzenie systemu PIM ułatwiającego prowadzenie sklepu w internecie? To niestety zależy. Koszty mogą wahać się od kilku tysięcy do nawet miliona złotych. Czynnikami, które determinują cenę wprowadzenia systemu PIM jest stopień zawiłości środowiska dedykowanego i środowiska klienta, migracje danych, integracje, dedykowane funkcjonalności oraz prowadzenie projektu. Niestety nie ma prostej odpowiedzi na pytanie o koszt.

Realia wprowadzenia systemu profesjonalnego

W systemie PIM przygotowanego profesjonalnie powinny znajdować się trzy środowiska: produkcyjne, pre-produkcyjne oraz testowe. W ten sposób ułatwione jest korzystanie ze stworzonego przez klienta narzędzia oraz łatwiejsze wdrażanie zmian przez dewelopera. Oznacza to jednak większy koszt niż instalacja pojedynczej instancji. Oprócz konstruowania systemu z myślą o długotrwałym i wygodnym jego użytkowaniu należy również odpowiednio go zabezpieczyć. Konieczne jest założenie systemów wsparcia, takich jak monitoring środowisk, zbieranie logów, automatyczne backupy oraz zabezpieczenia serwerowe. Można, naturalnie, wdrożyć np. system Akeneo lub Pimcore bez zabezpieczeń. Jednak cała infrastruktura narażona jest na włamanie na serwer i kradzież lub usunięcie danych.

Środowisko dedykowane czy lokalne?

Kolejnym elementem determinującym koszt wdrożenia będzie docelowe środowisko. Istnieje możliwość wprowadzania systemu PIM na istniejącej infrastrukturze klienta. Nie trzeba będzie wtedy dodatkowo wykupować zasobów sprzętowych czy cloudowych. Istotne jest natomiast, aby zastane warunki stanęły na wysokości zadania przyjęcia kolejnego systemu. Dodatkowe wydatki konieczne będą przy zakupie i dodatkowej konfiguracji systemów ościennych dla PIM.

Z drugiej strony wdrażanie na specjalnej podstawie, wcześniej opracowanej i przetestowanej, daje inne korzyści. Podążanie utartym schematem i korzystanie ze sprawdzonych wielokrotnie rozwiązań to potencjalna oszczędność dla klienta. Dostosowywanie systemu do platformy to dopasowywanie się do występujących kolejno problemów podczas wdrażania, takich jak problemy z nadaniem uprawnień, czy przystosowanie do istniejących już logów. Korzystanie z utartej ścieżki będzie na dłuższą metę oszczędnością czasową dla deweloperów, a w efekcie finansową dla klienta.

Migracja danych do systemu PIM

Proces ten w największym stopniu determinuje koszt wprowadzenia i dalszej obsługi systemu. PIM stworzony jest w sposób, który ułatwia skalowanie danych i wchłonięcie już zebranych danych do nowego systemu. Jeśli jednak zastana baza danych będzie się różnić od schematu obowiązującego dla danego PIM, musi ona zostać mocno przekształcona oraz podzielona na poszczególne elementy. Wtedy koszty wdrożenia systemu mocno wzrastają.

Można jednak temu zaradzić. Jeśli baza danych jest od początku upodobniona do schematów PIM, czyli posiada wyodrębnione rodziny oraz ich atrybuty i produkty, typy, zebrane są w kategorie oraz przypisane są do nich produkty i media – wtedy koszty migracji maleją. Są to przygotowania, które można poczynić samemu. Szybciej praca ta pójdzie komuś z konkretną bazą danych, kto pracował na niej od dłuższego czasu. Można przy tym oszczędzić czas wdrożenia i jego koszt.

Ilość integracji systemowych

Liczba systemów, które należy zintegrować z systemem Akeneo lub Pimcore to liczba mnożąca koszty. To oczywiste – im więcej zależności w integracji, tym więcej pracy. Tutaj ujawnia się zaleta korzystania z rozwiązania multistore – wiele sklepów, ale jeden silnik obsługujący sklepy.

Wdrażanie systemu, który w zakres pracy włącza integrację ERP w celu pobrania nowych identyfikatorów produktowych to także mniej zachodu niż integracja PIM ze sklepem multistore z rozbudowanymi funkcjonalnościami.

Istniejący już moduł do integracji jest sporym ułatwieniem dla dewelopera. Nie musi on konstruować bazowego mostu, co obniża koszty. Jednak większość pracy przy wdrażaniu PIM to dostosowywanie systemu do modelu biznesowego klienta. Nadal im więcej zmian, tym większy koszt.

Przeprowadzenie projektu

Ostatnim elementem, który potencjalnie jest w stanie obniżyć koszty wdrożenia jest odpowiednia współpraca z klientem. Jeśli we wdrożeniu będzie brać udział doświadczony i znający własne zasoby Product Owner, tworzenie zadań, analiza lub nawet dokładny plan działania przebiegnie szybciej. Wdrożeniowiec, zamiast tworzyć analizy i robić rekonesans, będzie mógł skupić się na swojej pracy, czyli integracji systemu PIM. Bez odpowiedniej dokumentacji i wiedzy o systemie, cały proces rozłoży się w czasie.

Przykłady złożoności wyceny kosztów wdrożenia systemu PIM

1. Sklep z eleganckimi butami, który aktywnie działa w internecie posiada w asortymencie około 350 par butów, których wykaz i opis produktowy znajduje się w arkuszach Excel. Klient wie, czego potrzebuje, a komunikacja z deweloperem jest dobra. W ramach integracji trzeba rozbudować bazę informacji oraz przenieść dane z Excela do systemu PIM oraz je poprawić. System ma składać się z Akeneo, który generuje pliki CSV do importowania do sklepu na silniku Magento. Jest to więc wdrożenie ze wsparciem klienta, bez integracji, z przygotowanymi danymi, bez dodatkowych funkcjonalności, na infrastrukturze klienta, ale bez wsparcia systemowego. Koszt końcowy to ok. 10 tysięcy złotych.
2. Sklep przemysłowy średniej wielkości, który sprzedaje pod kilkoma różnymi markami. Dane produktowe, które firma posiada to dane w systemie ERP oraz pliki CSV z mediami – około 50 tysięcy produktów. We wdrożeniu Pimcore należy zablokować możliwość rozbudowywania opisów przez pracowników bez uprawnień. Należy zintegrować system z systemem cen i ERP oraz dokonać migracji danych przez deweloperów. Na końcu należy przeprowadzić integrację Pimcore z multistorem. Do współpracy dołącza Product Owner. Wdrożenie systemu wyceniono na 110 tysięcy złotych.
3. Międzynarodowa firma, która dystrybuuje sprzęt monitoringu i inteligentnych domów. Działa na terenie 25 krajów oraz posiada aplikację mobilną. Przedsiębiorstwo posiada 290 tysięcy opisów produktowych w katalogach drukowanych w 18 wersjach językowych. Deweloper zajmuje się przeniesieniem danych, integracją ze sklepami, aplikacją mobilną, a wszystko to integruje z Pimcore. Dodatkowo, wykonana ma być integracja z ERP, zewnętrznym katalogiem producenta, a produkty mają być przypisywane do wielu rodzin jednocześnie na dedykowanej infrastrukturze systemowej. Brakuje Product Ownera, co oznacza, że analiza leży po stronie wdrożeniowca. Koszt to ok. 850 tysięcy złotych.

Największym determinantem kosztów, jakie musisz ponieść we wdrożeniu profesjonalnego systemu PIM, niezależnie czy będzie to Akeneo czy Pimcore, to rozmiar bazy danych i skala dodatkowej pracy. To z kolei oznacza, że im większy biznes e-commerce prowadzisz, tym większy poniesiesz koszt. Jeśli jednak przyjąć zasadę, że posiadasz już jakieś dane produktowe i jesteś skłonny współpracować, a nawet wykonać część migracji danych, koszt ten można zdecydowanie obniżyć.

Wdrożenie systemu PIM to najlepsza inwestycja w Twój sklep, zaraz po odpowiednim dobraniu systemu sprzedażowo-inwentarzowego. Zakładając, że Twój sklep będzie się tylko rozrastał, ilość pracy przy informacji produktowej również będzie rosła. Wdrożenie systemu, który zajmie się tą pracą oraz integracją z już istniejącym środowiskiem to duży krok, ale zdecydowanie nieunikniony.